Opitaan yhdessä

Näin selviät yleisimmistä haasteista oppimisympäristön hankinnassa

Johanna Pellinen 16.11.2017

Oppimisympäristöä hankittaessa on usein kyse laajemmasta toimintatapojen uudistamisesta ja kehittämisestä. Siksi prosessi koetaan helposti vaikeana. Tässä yleisimmät haasteet ja keinot niiden voittamiseksi.

 

Mahdollisuuksien tunnistaminen vie aikaa - avoin tutustuminen auttaa

Maailma muuttuu niin nopeasti että joudumme jatkuvasti omaksumaan uusia toimintatapoja. Välttämättä ei ole vielä muodostunut näkemystä siitä, mitä digioppiminen meidän tapauksessa voisi tarkoittaa ja miten siitä voisi hyötyä. Tehdään ehkä ostopäätös sen perusteella että muutkin alalla käyttävät samaa paveluntarjoajaa.

Digitalisaatiosta hyötyvät ne, jotka pystyvät sen avulla tehostamaan omaa toimintaansa, palvelemaan asiakkaitaan paremmin ja luomaan uusia toimintamahdollisuuksia. Tarkoituksenmukaista on keskittyä siihen mitä halutaan saavuttaa ja etsiä tehokkainta tapaa sen toteuttamiseen. Myös palveluntarjoajilta kannattaa kysyä konkreettisia esimerkkejä erilaisista toteutuksista.


Päätöksenteko vinoutuu helposti – osallista oikeat henkilöt

Muutosta dominoi pari digivirtuoosia, joiden toimintamallit eivät skaalaudu tavalliselle käyttäjälle. Samalla syntyy helposti odotuksia siitä, että kaikki käyttävät samoja ratkaisuita. Päätöksenteko jätetään digivirtuooseille, sillä heillä tuntuu olevan paras asiantuntemus aiheesta. Hankittu ratkaisu saattaa olla liian hankala tavalliselle käyttäjälle, jolloin käyttöaste jää matalaksi ja hyötysuhde heikoksi.

Päätöksenteko digitaalisista työkaluista jää helposti niille, joilla on eniten harrastuneisuutta aiheeseen. Käytännössä parhaat ratkaisut kuitenkin syntyvät dialogissa erilaisten käyttäjien kanssa. Loppukäyttäjien osallistaminen päätöksentekoon käytännön kokeilujen kautta on usein arvokas yhteinen oppimiskokemus. Osallistaminen vaikuttaa myös asenteisiin ja tekee toimintakulttuurin kehittämisestä helpompaa.

 

Toimintaympäristö asettaa rajoja – tunnista reunaehdot

Mitä laitteita meillä käytetään? Täytyykö toimia mobiilissa? Voidaanko asentaa ohjelmistoja vai pitääkö olla pilvipalvelu? Onnistuuko kertakirjautuminen intranetistä meidän tunnuksilla? Millaiset vaatimukset meillä olikaan tietoturvasta?

Usein jo käytössä olevat ratkaisut ja laitteet asettavat reunaehtoja uusille hankinnoille. On hyvä koota selkeä lista teknisistä vaatimuksista ja pyrkiä hahmottamaan toimintaympäristön rajoitteet. Palveluntarjoajalta voi kysyä, millaisia haasteita vastaavilla asiakkailla yleensä tulee vastaan ja mitkä ovat niitä asioita joita kannattaa ottaa huomioon.


Kustannusten vertailu voi olla vaikeaa – laske kokonaiskustannukset

Eri palveluiden hinnoittelumallit vaihtelevat suuresti ja tekevät helposti kustannusten vertailun vaikeaksi. Näennäisesti edullisen lisenssin päälle voi tulla yllättäviä kustannuksia joita ei osata ennakoida ostopäätöstä tehdessä. Uuden ratkaisun käyttöönoton vaatima koulutusta ei aina muisteta resursoida riittävästi.

On tärkeää varmistaa palveluntarjoajalta mitä hinta aidosti sisältää ja onko muita kuluja odotettavissa. Lisenssien lisäksi kustannuksissa täytyy usein ottaa huomioon käyttöönottoon liittyvä koulutus ja tarvittavat integraatiotyöt. Läpinäkyvä hinnoittelu helpottaa budjetointia ja luo paremman pohjan yhteistyölle.


Oma toimintakulttuuri voi unohtua – rakenna realistinen roadmap

Pari digivirtuoosia näpyttelee omia juttujaan, mutta laajemmin ei olla löydetty omiin toimintatapoihin luontevasti istuvia tapoja soveltaa digiä. Ollaan hankittu joitain digijuttuja muttei suunniteltu realistista roadmappia niiden käyttöönottoon. Välttämättä kovin moni ei edes tiedä tai muista, että tällainenkin on tullut hankittua.

Palveluita hankkiessa käyttöönottovaihe ratkaisee usein lopullisen hyödyn. Toisinaan voi olla parempi tehdä käyttöönotto vaiheittain, jolloin pilottikäyttäjien kokemuksia voidaan hyödyntää tehokkaasti toimintamallin kehittämisessä. Mahdollisuudet jakaa tietoa ja oppia yhdessä motivoivat ja tuottavat parempia tuloksia.


Yleisimmistä haasteista selvitään hyvin yksinkertaisilla asioilla – avoimella dialogilla ja rohkealla kokeilemisella. On tärkeää valita palveluntarjoaja, jonka kanssa yhteistyö sujuu ja jolta saat konkreettista apua myös käyttöönoton suunnitteluun ja palvelun soveltamiseen. Muutoksessa on aina kyse paljon muustakin kuin ohjelmistoista.