Osallistava ostoprosessi tuottaa paremman lopputuloksen

Brainstorming over paper

Oppimisalustan hankkiminen palvelee usein koko organisaatiota. Liiketoimintahyötyjen on oltava selkeitä ja eri käyttäjäroolien tarpeet on otettava huomioon. Verkkokoulutusten toteuttamisessa aikaavievin ja samalla yleensä myös kallein osuus on sisällöntuotanto ja siksi sisällöntuottajat on hyvä osallistaa hankintaprosessiin.

Oppimisympäristöä hankkiessa onkin hyvä huomioida eri näkökulmat:

  • Strateginen näkemys osaamisen kehittämiseen
    Johtoryhmän näkemys siitä miten organisaation osaamista halutaan pitkällä tähtäimellä kehittää sekä tuki ajalliseen investointiin ja ohjelmistohankintaan.
  • Verkkokoulutukset toteuttava tiimi
    On hyvä nimetä henkilö jolla on omistajuus verkkokoulutusten kehittämiseen. Lisäksi keskeisimmät sisällöntuottajat on hyvä osallistaa prosessiin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
  • Digitaalisen kokonaisuuden hallinta
    Vaikka pilvipalveluiden käyttöönotto ei välttämättä vaadi it-osaston toimenpiteitä on hyvä selvittää millaisia vaatimuksia ohjelmistohankinnoille on asetettu. Samoin integroitavuus jo käytössä olevien järjestelmien kanssa on hyvä ottaa huomioon jo hankintavaiheessa.
  • Käyttäjätason kokemus ja sujuvuus
    Pilotoinnin avulla on mahdollista kokeilla miten kurssilaiset käyttävät alustaa ja miten valittu teknologia sopii toimintaympäristöön. Käyttäjäpalautteen avulla voidaan kehittää toimintamallia tai valita helpommin kilpailevien ratkaisuiden väliltä.

Ketterästä pilotoinnista laajempaan käyttöön

Pilvipalveluiden myötä uuden ohjelmiston käyttönotto ei enää tarkoita massiivista it-projektia. Moni palveluntarjoaja mahdollistaa myös pienet ostot jolloin hankintaa ei tarvitse tehdä heti koko organisaation laajudella.

Tämä jousto kannattaakin hyödyntää digikoulutuksia kehittäessä. Uuden toimintamallin kehittäminen voidaan toteuttaa ketterästi pilotoimalla ensin oppimisympäristöä yhden tai kahden kouluttajan voimin jollakin pienemmällä kurssilla ja laajentamalla käyttöä vasta sitten koko organisaatioon.

Pilotin aikana opitaan enemmän siitä mikä juuri meillä toimii ja miten asiat kannattaa organisoida. Näin käytön laajentaminen on hallitumpaa ja yllätyksiä tulee vähemmän. Pilotin aikana kannattaakin kerätä palautetta sekä kouluttajilta että kurssilaisilta.  

Pilottiin kannattaa valita kurssi jonka toteuttamisesta on aitoja liiketoimintahyötyjä - näin se maksaa itsensä nopeasti takaisin toteutettuna koulutuksena.

Aloituskoulutus tarjoaa sujuvan alun ja vinkkejä laadukkaaseen sisällöntuotantoon

work

Moni palveluntarjoaja sisällyttää pääkäyttäjäkoulutuksen osaksi palvelun käyttöönottoa. On hyvä selvittää millaista koulutusta ja tukea verkkokoulutusten sisällöntuotantoon on saatavilla.

Sisällöntuotantoa voi sujuvoittaa rakentamalla ensimmäistä verkkokoulutusta yhdessä palveluntarjoajan kanssa aloituskoulutuksen aikana. Myös digikoulutusten tuottaminen opitaan parhaiten käytännön tasolla ja tekemällä. Lisäksi onnistumisen kokemukset heti käytön alkuvaiheessa tukevat koko projektin onnistumista.

Palveluntarjoajalta on hyvä selvittää millaista tukea on saatavilla mahdollisissa ongelmatilanteissa. Käyttäjätukea kannattaa hyödyntää rohkeasti - näin palveluntarjoajakin saa enemmän tietoa asiakkaiden haasteista ja toiveista.

Integrointi muihin järjestelmiin mahdollistaa sujuvan yhteiskäytön

Toisinaan oppimisalustan integrointi muihin järjestelmiin sujuvoittaa käyttöä. Yleisin integraatio on kertakirjautuminen, eli organisaation omien käyttäjätunnusten käyttäminen oppimisalustalla. Näin työntekijöiden ei tarvitse muistaa erillisiä oppimisalustan tunnuksia, vaan kursseille pääsee vaikkapa sähköpostin tunnuksia hyödyntämällä.

On hyvä kertoa yrityksen digiympäristöstä palveluntarjoajalle jo hankintaprosessin aikana, jotta voidaan selvittää miten eri palvelut saadaan kommunikoimaan keskenään. Integraatiotyöt voi toteuttaa myös vaiheittain, vaikka vasta onnistuneen pilotin jälkeen.

Lue lisää:
Digioppimisen liiketoimintahyödyt - mitä koulutuksia kannattaa viedä verkkoon ja miksi?
Näin selviät yleisimmistä haasteista oppimisympäristön hankkimisessa
Oppimisympäristö osana yrityksen digitaalista ekosysteemiä - esimerkkinä Office365-yhteiskäyttö