Näin osallistat ja huomioit eri työntekijäryhmät oppimisalustan valinnassa

Etsiikö organisaatiosi oppimisalustaa sisäiseen kouluttamiseen?

Tässä tekstissä käymme läpi erilaisia organisaation toimijoita ja käyttäjäryhmiä ja sitä, millaisia asioita näiden toimijoiden näkökulmista kannattaa huomioida oppimisalustan hankinnassa. Tarkastelemme oppimisalustan valintaa loppukäyttäjien, sekä valintaprosessissa usein mukana olevien HR:n sekä IT:n näkökulmista.

Kaikki tekstissä mainitut seikat eivät välttämättä kosketa jokaista organisaatiota, mutta ainakin listauksessa mainitut asiat kannattaa käydä läpi ja pohtia, onko kyseinen näkökulma tärkeä kriteeri oman organisaation oppimisalustahankinnassa. Lista on hyödyllinen työkalu erityisesti tilanteessa, jossa järjestelmähankintaa tehdään yhteistyössä organisaation eri toimintojen kesken.

Loppukäyttäjän näkökulman huomiointi takaa käytettävyyden ja aktiivisen kouluttautumisen

Helppokäyttöisyys ja itseohjautuvuus

Oppimisalustan loppukäyttäjien näkökulmasta helppokäyttöisyys on yksi kaikkein tärkeimmistä valintakriteereistä.

Helppokäyttöisen oppimisalustan käyttökokemus on miellyttävä ja sujuva jo ensimmäisestä käyttökerrasta lähtien, jolloin alusta jää aktiiviseen käyttöön todennäköisemmin.

Helppokäyttöisyyttä arvioitaessa itseohjautuvuus on avainsana. Helppokäyttöiset järjestelmät ovat yleensä sellaisia, joiden käytön oppii nopeasti ja helposti itse kokeilemalla, eikä järjestelmän käyttöönotto vaadi tuntien kouluttautumista tai useisiin oppaisiin perehtymistä. Järjestelmää pilotoitaessa kannattaakin tutkia uutta järjestelmää siitä näkökulmasta, kuinka helppoa sen käyttö on oppia itse kokeilemalla ja tutkimalla. Itseohjautuvuuden lisäksi on myös hyvä tarkistaa, onhan palveluntarjoajalla olemassa ohjeita tai oppaita alustan käyttöön.

Mobiiliystävällisyys

Tänä päivänä suuri osa työntekijöistä toivoo, että järjestelmät ovat helposti saavutettavissa myös mobiililaitteilla. Erityisesti organisaatioissa, joissa työntekijöillä ei ole käytössään työkoneita, on tärkeää varmistaa, että oppimisalusta toimii sujuvasti myös henkilöstön omilla mobiililaitteilla.

Mobiiliystävällisyys takaa, että järjestelmää käytetään aktiivisesti osana arkea. Kun sisällöt skaalautuvat sujuvasti eri kokoisille näytöille ja toiminnallisuudet on optimoitu toimimaan myös pienemmillä laitteilla, on käyttökokemus miellyttävä kaikenlaisilla laitteilla.

Näin tiedot ja koulutukset ovat helposti saatavilla ja niihin osallistuminen onnistuu paikassa kuin paikassa, kunhan älypuhelin on taskussa mukana.

Erilaisten oppijoiden huomiointi

Monipuolinen ja joustava oppimisalusta mahdollistaa erilaisten oppijoiden tarpeiden huomioinnin.

Oppijoita voidaan huomioida luomalla sisältöä erilaisissa muodoissa, esimerkiksi kuvana, videona, äänitiedostona, infograafeina tai tehtävinä. Lisäksi oppimisalustan työkaluja voidaan käyttää jaksottamaan oppimista siten, että se on mahdollista tuoda osaksi monenlaisia työpäiviä, joissa oppimiselle on ehkä tarjolla erilainen määrä aikaa.

Lisäksi hyvä oppimisalusta tukee vuorovaikutteisuutta sekä osallistujien että osallistujan ja organisaation välillä mahdollistamalla paikan keskustelulle ja palautteelle.

Saavutettavuus

Fyysisten ympäristöjen lisäksi myös digitaalisten ympäristöjen suunnittelussa on tärkeää huomioida, että mahdollisimman monenlaisten ihmisten on mahdollista osallistua toimintaan ja käyttää palveluita ongelmitta. Digitaalisessa ympäristössä tätä kutsutaan saavutettavuudeksi.

Saavutettavuus muodostuu ympäristön teknisestä toteutuksesta, helppokäyttöisyydestä ja sisältöjen selkeydestä.

Saavutettavuutta mitataan erilaisilla mittareilla ja tasoilla, joiden toteutuminen kannattaa myös tarkistaa palveluntarjoajalta hankintaprosessin yhteydessä.

Tarkista siis oppimisalustaa valitessasi loppukäyttäjän näkökulmasta ainakin...

HR-osastoa tukevan työkalun löytäminen

Tiedon jakaminen helposti ja laadukkaasti

Oppimisalustan perimmäinen tarkoitus on nimensä mukaisesti, että sen avulla opitaan. Ehkäpä siis kaikkein tärkein kriteeri oppimisalustan valinnassa tulisi olla, että sen avulla voidaan oppia ja opettaa helposti ja laadukkaasti.

Laadukkaat ja helppokäyttöiset sisällöntuotannon työkalut auttavat varmistamaan, että käytettävää ja tehokasta sisältöä on mahdollista tuottaa matalalla kynnyksellä, ja että valmista sisältöä saadaan helposti aikaiseksi.

Kun oppimisalustan työkalut on suunniteltu pedagogista näkökulmaa ajatellen, on kouluttajan helppo luoda ja tuoda järjestelmään sisältöä, joka palvelee myös oppijaa ja varmistaa oppimisen. Tällöin kouluttaja voi keskittyä omaan vahvuusalueeseensa, kun joku muu on suunnitellut työkalut, jotka tukevat oppimista parhaalla mahdollisella tavalla.

Alustan integrointi muihin järjestelmiin

Usein oppimisalusta hankitaan osaksi laajempaa järjestelmäkokonaisuutta, jolloin on tärkeää voida integroida oppimisalusta myös muihin järjestelmiin. Integraatioiden avulla tietoa voidaan siirtää automaattisesti oppimisalustasta toiseen järjestelmään tai toisin päin.

Yleisimpiä integraatioita sisäisesti kouluttavilla organisaatioilla ovat esimerkiksi integrointi HR-järjestelmään käyttäjä- ja suoritustietojen siirtämiseksi sekä kertakirjautumisen käyttöönotto käyttäjähallinnan automatisoimiseksi ja tietoturvan parantamiseksi.

Integraatioiden osalta oppimisalustaa hankkiessa on hyvä selvittää, millaisia prosesseja palveluntarjoajalla on olemassa niihin liittyen. Helpoin tapa huolehtia integraatioista on etsiä palveluntarjoaja, jolla on olemassa valmiit prosessit integraatioiden toteuttamiseen, ja joka ottaa vastuun integraation toteutuksesta.

Analytiikan seuranta ja osaamisrekisteri

Oppimisalusta palvelee parhaiten tarkoitustaan silloin, kun se tuottaa oppimisen lisäksi myös helppolukuista analytiikkaa oppimisen ja osaamisen kehittymisestä. On tärkeää että oppimista syntyy, mutta organisaatioissa on usein tärkeää myös voida raportoida tästä oppimisesta ja osaamisesta siitä kertyvän analytiikan avulla.

Osaamisrekisterillä tarkoitetaan, että oppimisalustan tuottamasta ja keräämästä datasta syntyy kattava rekisteri siitä, millaista osaamista ja osaamistavoitteita organisaatiossa on. Osaamisrekisteri tukee HR:n työtä ja erityisesti osaamisen kehittämistä organisaatiossa.

Brändättävyys

Oppimisalustan brändättävyydellä tarkoitetaan sitä, että alustan ulkoasun värejä, fontteja ja muita visuaalisia elementtejä voidaan muuttaa organisaation brändin mukaisiksi.

Alustan brändäyksen avulla oppimisalustasta saadaan yhtenäinen osa organisaation muuta järjestelmäkokonaisuutta, ja käyttäjäkokemuksesta tulee saumattomampi. Järjestelmien yhtenäisyys ja brändinmukaisuus vaikuttaa myös työntekijäkokemukseen myönteisellä tavalla.

Tarkista siis oppimisalustan valinnassa HR-osaston näkökulmasta ainakin...

Järjestelmähankinnan tärkeimmät kriteerit IT-osastolle

Selainpohjainen pilvipalvelu

IT-osastoille on tyypillisesti tärkeää uuden järjestelmän hankinnassa tietää, että järjestelmän käyttöönotto on helppoa ja sujuvaa, eikä aiheuta IT-osastolle valtavaa työtaakkaa. Selaimessa toimivien pilvipalveluiden käyttöönotto ei vaadi erillisten ohjelmien asentamista tietokoneille, mikä tekee prosessista kevyen. Siksi selainpohjainen pilvipalvelu onkin useimmiten IT-osaston kannalta järkevin hankinta.

Lisäksi selainpohjainen pilvipalvelu on helppoa ottaa välittömästi käyttöön usealla laitteella kerrallaan, eli tietoihin on mahdollista päästä käsiksi tarpeen mukaan niin työkoneelta kuin omalta puhelimeltakin. Järjestelmäversiot myös päivittyvät automaattisesti, eikä ohjelmistosta ole liikkeellä vanhentuneita versioita.

Automatisoitu käyttäjien ja ylläpitotoimintojen hallinta sekä helppokäyttöisyys

Asennusvaiheen helppouden lisäksi myös monet muut IT-osaston tarpeisiin liittyvistä kriteereistä ovat sellaisia, joiden tavoitteena on varmistaa, ettei uuden järjestelmän käyttöönotto kuormita organisaation IT-osastoa kohtuuttomasti. Siksi onkin syytä varmistaa, että myös järjestelmän käyttöön liittyviä toimintoja voidaan automatisoida ja hoitaa palveluntarjoajan toimesta.

Käyttäjähallintaa voidaan useimmiten sujuvoittaa kertakirjautumisella, eli yhdistämällä oppimisalustan kirjautuminen olemassa oleviin järjestelmätunnuksiin. Näin alustalle kirjautuminen yksinkertaistuu, ja samalla esimerkiksi käyttöoikeuksien ja ryhmien hallinta automatisoituu. Tämä on usein IT-osastoille prioriteetti, josta ei ole syytä tinkiä. Käyttäjähallinnan automatisointi vähentää työmäärää ja tukee lisäksi järjestelmän tietoturvallisuutta.

Järjestelmän helppokäyttöisyys on tärkeää luonnollisesti kaikkien käyttäjien kannalta, mutta IT-osaston kannalta erityisen tärkeän kriteerin siitä tekee se, että kun järjestelmän käyttö sujuu helposti, ei loppukäyttäjiltä tule kohtuutonta määrää yhteydenottoja ja tukipyyntöjä järjestelmään liittyen. Myös alustojen tarjoamissa tukipalveluissa on eroavaisuuksia. Järjestelmää hankkiessa on syytä kartoittaa, millaisia tukipalveluita palveluntarjoaja tarjoaa, ja onko saatavilla käyttöohjeita tai koulutuksia, ja onko niiden käyttöönotolla lisäkustannuksia.

Tietoturva

Tietoturvallisten koulutusten järjestämisen osalta on tärkeää käyttää tietoturvallisia työkaluja, hallinnoida pääsyä oppimisympäristöön tarkoituksenmukaisella tavalla, sekä huolehtia asianmukaisesta henkilötietojen käsittelystä.

Oppimisalustan hankinnassa on syytä tarkistaa myös ainakin, tehdäänkö ympäristöstä säännöllisiä varmuuskopioita, onko tietoturvaa testattu, ja miten palveluntarjoaja huomioi GDPR:n vaatimukset toiminnassaan. Eri palveluntarjoajilta kannattaakin kysyä, miten tietoturva-asioista on huolehdittu.

Kotimaisuus

Kotimainen oppimisalusta on luotettava ja vastuullinen hankinta.

Kotimaisuus takaa tyypillisesti sen, että oppimisalustan käyttöön on saatavilla tukipalveluita kotimaisilla kielillä, ja että käyttöliittymästä on olemassa suomen- ja ruotsinkielinen versio. Tämä liittyy osaltaan myös IT:n työkuorman vähentämiseen sekä käyttäjäkokemukseen.

Lisäksi kotimaisen alustan kohdalla voi luottaa siihen, että esimerkiksi tietosuojaan liittyvät asiat on hoidettu EU:n direktiivien mukaisesti.

Tarkista siis oppimisalustan valinnassa IT-osaston näkökulmasta ainakin...

Haluatko kuulla lisää siitä, miten Vuolearning voisi vastata organisaatiosi tarpeisiin? Kysy lisää puhelimitse (+358 9 31545225), sähköpostitse (sales@vuolearning.fi) tai varaa tapaaminen asiantuntijamme kanssa täältä.

Vuolearning-oppimisalusta ketterään verkkokouluttamiseen

Jaa tietoa
Testaa osaamista
Seuraa raportointia