Päijät-Hämeen hyvinvointialue keskittää organisaation osaamisen kehittämisen Vuolearningin avulla

Päijät-Hämeen hyvinvointialue halusi järjestelmän, joka tukee osaamisen kehittämistä ja johtamista koko 8000-henkisen organisaation tasolla. Vuolearning-alustan käyttöönotto toteutettiin tiukassa aikataulussa, mutta selkeä roolitus, toimiva yhteistyö ja joustava tekeminen varmistivat projektin onnistumisen.

Käyttöönottoprojektiin osallistuneita Päijät-Hämeen hyvinvointialueen sekä Vuolearningin työntekijöitä yhteisessä retrohetkessä Lahdessa oppimisalustan käyttöönoton jälkeen.

Päijät‑Hämeen hyvinvointialue vastaa sosiaali‑ ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluista kymmenen kunnan alueella Päijät‑Hämeessä. Hyvinvointialue on maakunnan suurin työnantaja, ja sen palveluksessa työskentelee noin 8 000 työntekijää, jotka edustavat laajasti sosiaali‑, terveys‑ ja pelastustoimen ammattiryhmiä. Henkilöstö työskentelee useissa kymmenissä toimipisteissä eri puolilla maakuntaa, mikä tekee organisaatiosta sekä toiminnallisesti että maantieteellisesti laajan kokonaisuuden.

Hyvinvointialueella on käytössä suuri määrä erilaisia tehtävänimikkeitä, jotka heijastavat toiminnan ja osaamisen monipuolisuutta aina asiakas‑ ja potilastyöstä asiantuntija‑, esihenkilö‑ ja tukipalvelutehtäviin. Tehtäviin liittyy vaihtelevia kelpoisuus‑, koulutus‑ ja osaamisvaatimuksia, joiden hallinta on keskeinen edellytys palvelujen laadulle ja turvallisuudelle.

Tässä asiakastarinassa haastateltavana olivat HR-kehittämisasiantuntija Anne Saari, joka toimi järjestelmän kilpailutuksen ja hankinnan aikana alustan toiminnallisten osien projektipäällikkönä, sekä ICT-projektipäällikkö Minna Sollasvaara, joka toimi oppimisalustahankinnassa teknisen puolen projektipäällikkönä.

Käyttöönoton tiukka aikataulu vaati suunnitelmallista projektityötä ja selkeät roolit

Hyvinvointialueen osaamisen hallintajärjestelmän hankinnan tavoitteena oli saada ajantasainen ja yhtenäinen näkyvyys henkilöstön osaamiseen. Lisäksi haluttiin järjestelmän tukevan osaamisen kehittymistä ja osaamisen johtamisen seurantaa koko hyvinvointialueen tasolla. Hankinta toteutettiin lain edellyttämänä julkisten hankintojen kilpailutuksena, jonka Vuolearning voitti.

Hyvinvointialueella oli Vuolearning-alustan käyttöönotossa äärettömän tiukka aikataulu. Varsinainen käyttöönottoprosessi hankintapäätöksestä ja sopimuksen allekirjoituksesta käyttöönottoon kesti noin neljä kuukautta.

Käyttöönottoprojektiin kuului mm. muutoshallinta (sisältäen dPian), integraatioiden toteuttaminen, järjestelmän testaukset ja alustan käyttöönottokoulutukset. Käyttöönoton aikana hyvinvointialueella oli iso määrä siirrettävää kurssidataa, jossa ei voitu hyödyntää robotiikkaa/automaatiota vaan työ tehtiin käsin.

”Se oli siinä hetkessä hektistä tekemistä, mutta meillä oli osaavat henkilöt tekemässä projektia sekä hyvinvointialueen että Vuolearningin puolelta”, Sollasvaara kertoo. Osaavan henkilöstön lisäksi onnistumista tuki hyvin suunniteltu kokonaisuus ja roolitukset sekä hyvinvointialueen ja Vuolearning puolelta. Projektipäälliköt keskustelivat yhdessä laajemmin projektin kokonaiskuvasta, kun taas tekniset asiantuntijat ratkoivat keskenään teknisiä yksityiskohtia.

”Positiivista oli, että Vuolearningin tekniseltä puolelta löytyi nopeasti ratkaisuehdotuksia ongelmiin. Saatoimme esimerkiksi miettiä, miten joku integraatio saadaan toimimaan, ja vähän aikaa pyöriteltiin viestejä Teamsissä tai palaverissa, ja pian meillä olikin jo idea siitä, miten asiaa edistetään”, Sollasvaara sanoo.

Järjestelmän hankinnasta oli tehty selkeä kokonaiskuva, joka ohjasi prosessia alusta alkaen: mitä tarvitaan ja mitä lähdetään hakemaan. Toki suunnitelma tarkentui projektin edetessä ja ennen käyttöönottoa tulikin pari uutta toivetta toiminnallisuuksista, joita Vuolearningissä ei ollut, mutta jotka päätettiin toteuttaa osana projektia, kuten ulkoinen koulutuskalenteri ja ryhmäkehityskeskustelu.

”Nopea aikataulu haastoi meitä aika tavalla. Uuden järjestelmän käyttöönoton lisäksi piti selvittää, miten vanhasta oppimisympäristöstä saadaan tiedot siirrettyä uuteen järjestelmään ja pohtia, mikä on arkistoitavaa dataa. Oli toisaalta myös hyvä tehdä tämä siivoustyö, sillä vanhassa järjestelmässä oli paljon poistettavaa tai päivitettävää materiaalia”, Saari kertoo.

Integraatiot vähentävät manuaalista työtä ja tuovat näkyvyyttä organisaation osaamisiin

Käyttöönottoprosessiin sisältyi useiden integraatioiden toteuttaminen. Tavoitteena oli tarkastella kokonaisuutta pitemmälle ja saavuttaa konkreettisia ajansäästöjä arjen työhön. Integraatioiden avulla saatiin siirrettyä suoritusmerkintöjä Vuolearningin ja muiden järjestelmien välillä. Henkilöstötiedot ja organisaatiorakenne tuodaan HR-järjestelmästä, jolloin esihenkilöillä on ajantasainen näkyvyys oman tiimin osalta.

Kun suoritustiedot liikkuvat automaattisesti, ei työntekijän tarvitse enää tulostaa todistusta toisesta oppimisympäristöstä eikä esihenkilön tarvitse manuaalisesti viedä todistuksia HR-järjestelmään, ja työaikaa säästyy.

”Nyt kun tietoa alkaa kertyä Vuolearningiin yhteen paikkaan, niin me oikeasti näemme, minkä tyyppistä osaamista meillä on. Pystymme myös yhdistämään tietoa, jolloin meillä on parempi näkyvyys osaamisen kokonaisuuteen – sekä johdolla että esihenkilöillä, mutta myös jokaisella käyttäjällä omaan osaamiseen”, Sollasvaara kertoo.

Aikaisemmin tilanne on ollut esihenkilöille hyvin hajanainen, koska työntekijät ovat suorittaneet kursseja eri oppimisympäristöissä, eikä suoritustieto ole liikkunut automaattisesti. Nyt suoritustiedot tuodaan yhteen paikkaan ja esihenkilö pystyy seuraamaan tiiminäkymän raportin kautta mitä suoritteita tiimissä on tehty.

Alustaa hyödynnetään erilaisiin osaamisen kehittämisen tarkoituksiin

Hyvinvointialueella Vuolearning-alustaa käyttää koko organisaatio, eli yhteensä noin 8000 työntekijää. Yksiköillä on myös mahdollisuus kutsua opiskelijoita tai muita ulkopuolisia henkilöitä kuten sijaisia alustalle, jolloin heillekin pystytään tarjoamaan mahdollisuus kartuttaa osaamistaan tai osallistua sisäisiin koulutuksiin.

Tällä hetkellä Vuolearning-alustaa käytetään hyvinvointialueella osaamisen hallintaan, oppimiseen, kurssien suorittamiseen, organisaation sisäisten koulutusten ilmoittamiseen ja koulutuksiin ilmoittautumiseen, kehityskeskusteluiden käymiseen, sekä raportoinnin ja näkyvyyden parantamiseen.

Käyttäjät ovat löytäneet alustalle ja sisältöjä luodaan aktiivisesti

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen Vuolearning-ympäristössä on alusta alkaen ollut hyvin käyttäjiä, ja ihmiset ovat lähteneet rohkeasti tutkimaan alustan tarjoamia mahdollisuuksia. Alustan toiminnoista ensimmäisinä käyttöön otettiin kurssit, koulutuskalenteri ja kehityskeskustelut. Kouluttajat kokevat koulutuskalenterin helppokäyttöiseksi ja kehityskeskustelujen käyminen on lähtenyt hyvin käyntiin.

Oppimispolut ovat organisaatiolle kokonaan uusi ominaisuus, ja niitäkin on nyt otettu aktiivisesti käyttöön. Esihenkilöt ovat innostuneet poluista, koska nyt nähdään konkreettisesti yhdessä paikassa, mitä kaikkea perehdytykseen kuuluu ja mitä suorituksia tiettyyn yksikköön tulee suorittaa.

”Ennen kului aikaa siihen, että esihenkilöt ohjasivat työntekijöitä eri oppimisalustoille, joissa suoritettavia kursseja oli. Nyt esihenkilöt voivat ohjata työntekijää kirjautumaan Vuolearningiin, ja sieltä löytyy oppimispolku, johon on nostettu sinulle tärkeät kurssit”, Saari kertoo.

Alusta on ollut käytössä vasta noin puoli vuotta, mutta sisältöjä on jo tehty aktiivisesti. Kursseja on tällä hetkellä yli 243 ja oppimispolkujakin jo 138. Kun organisaatiossa uutisoitiin toimialasta, jonka kaikki yksiköt tekivät oman oppimispolun, niin muidenkin toimialojen yksiköt innostuivat rakentamaan niitä.

”Kun joku lähtee rohkeasti kokeilemaan uusia toimintoja, sana kiirii ja muut saavat esimerkkejä siitä, mihin kaikkeen alustaa voi hyödyntää”, Saari kertoo.

Tukipyyntöjä tulee käyttäjiltä päivittäin, mutta suurin osa niistä ratkeaa organisaation sisällä. Tarvittaessa ongelmissa käännytään Vuolearningin puoleen, josta tulee nopeasti kattava ja ratkaisukeskeinen vastaus.

Alustan toimintoja otetaan asteittain käyttöön

Alustalla on myös ominaisuuksia, joita hyvinvointialue ei ole vielä ottanut käyttöön. Käyttöönoton ajatuksena oli ensisijaisesti turvata poistuvat toiminnot. Järjestelmän ominaisuuksien käyttöönottoa ja jalkautusta jatketaan asteittain. Tulevaisuudessa Vuolearningin käyttöä on tarkoitus laajentaa osaamisiin ja osaamisprofiileihin. Tavoitteena on, että Vuolearningissä tunnistettaisiin työntekijöiden osaamiset ja integraatio veisi tiedot työvoimahallinnanjärjestelmään. Tätä varten pitää aluksi kuvata, mitä pätevyyksiä ja osaamisia organisaatiossa on sekä mitä tietyn osaamisen saavuttaminen vaatii.

Lisäksi hyvinvointialue kehittää yhdessä Vuolearningin kanssa alustan uusia tekoälyominaisuuksia ja testaa, miten niitä hyvinvointialueella voitaisiin hyödyntää. Vuoden 2026 agendalla on myös perehdytysten yhdenmukaistaminen järjestelmän avulla.

Onnistunut projekti saatiin maaliin hyvällä yhteistyöllä

Kokonaisuudessaan järjestelmän käyttöönotto koettiin erittäin onnistuneeksi.

”Kaikki osapuolet olivat hyvillä fiiliksillä, kun projekti meni hienosti. Projektissa oli osaavat ja taitavat henkilöt sekä joustavuutta puolin ja toisin. Nämä ovat avaintekijöitä, kun toimitaan muuttuvassa ympäristössä ja tavoitteena on saada projekti maaliin tiukassa aikataulussa”, Sollasvaara sanoo lopuksi.