Näin automatisoit verkkokouluttamisen - käytännön vinkit ja hyödyt

Verkkokouluttamisen automaatiot säästävät aikaa ja sujuvoittavat oppimiskokemusta. Ne ulottuvat oppijan ohjaamisesta hallinnollisiin prosesseihin, analytiikkaan ja tietojen automaattiseen päivittymiseen.

Tässä blogikirjoituksessa käsitellään verkkokouluttamisen automaatioita ja mitä kaikkea Vuolearning-alustalla on mahdollista automatisoida.

Miksi automatisoida verkkokouluttamista

HR:n ja koulutustiimin työ nopeutuu ja helpottuu: Viestejä tai muistutuksia ei tarvitse lähettää manuaalisesti, suorituksia ei tarvitse seurata Excelissä, raportteja ei tarvitse koota käsin, käyttäjiä ei tarvitse luoda manuaalisesti.

Osaamisen johtaminen helpottuu: Nähdään reaaliajassa, kuka on suorittanut pakolliset koulutukset, mitkä sisällöt kiinnostavat eniten, mitä osaamisia tiimeissä on.

Oppijan kokemus sujuvoituu: Automatisoidut muistutukset ohjaavat etenemistä, oikeat sisällöt lisätään käyttäjälle automaattisesti, käyttäjä saa palautteet tehtävistä ja kurssitodistukset suoritetuista kursseista välittömästi.

Mitä kaikkea voi automatisoida Vuolearning-oppimisalustalla

Vuolearning-alustalla voi hyödyntää monia oppijan oppimiseen, hallinnollisiin asioihin ja käyttäjähallintaan sekä raportointiin ja analytiikkaan liittyviä automaatioita. Osa automatisoinneista onnistuu suoraan alustalla, osaan vaaditaan integraatioita, kuten esimerkiksi integraatio HR-järjestelmään.

Oppijan polku

Sisältöjen automaattinen julkaiseminen, vapauttaminen vaiheittain ja sulkeminen

Käyttäjän etenemistä oppimissisällöissä voi ohjata erilaisin automaatioin.

Kursseissa voi aikatauluttaa kurssin julkaisemisen. Voit julkaista koko kurssin kerralla tai aikatauluttaa kurssin luvut aukeamaan vaiheittain tiettyinä päivinä. Voit myös määritellä kurssin sulkeutumaan automaattisesti tiettynä päivänä. Lukujen vaiheittainen julkaiseminen soveltuu esimerkiksi siihen, jos haluat pätkiä kurssin suorittamista pitemmälle aikavälille niin, että käyttäjä ei heti suorita koko kurssia loppuun.

Oppimispoluissa voi asettaa askeleet avautumaan niin, että seuraava askel avautuu automaattisesti vasta kun edellinen askel on suoritettu.

Kursseille ja oppimispoluille voi myös asettaa tavoiteaikatauluja mihin mennessä kurssi tai askel tulisi suorittaa. Voit sulkea käyttäjän pääsyn automaattisesti kurssille tai polun askeleeseen sen jälkeen, kun käyttäjän tavoiteaika on kulunut umpeen.

Viestintä alustalta ja automaattimuistutukset

Alustalta on mahdollista lähettää monia eri tyyppisiä automaattiviestejä, esimerkiksi kun käyttäjä on lisätty alustalle, kun käyttäjä on lisätty uuteen kurssiin tai tapahtumaan, kun käyttäjälle on lisätty uusi suoritus tai vaikka kun käyttäjä on itse ilmoittautunut tapahtumaan.

Myös suoritusten vanhenemisesta sekä lähestyvistä kurssien tai polkujen tavoiteaikatauluista on mahdollista ajastaa automaattimuistutuksia. Automaattiset muistutukset ohjaavat käyttäjää sisältöjen suorittamisessa ja muistuttavat, milloin mitäkin pitäisi saada valmiiksi tai uusia.

Tehtävien arviointi ja palautteet

Tehtävissä, kuten monivalintatehtävissä ja avoimissa tehtävissä, voi automatisoida palautetekstit ja tehtävän pisteytyksen. Joissakin tehtävätyypeissä, kuten monivalintatehtävissä, voi myös räätälöidä palautetekstin sen perusteella, vastaako käyttäjä oikein vai väärin.

Automaattiset palautteet säästävät kouluttajan aikaa ja hyödyttävät myös käyttäjää, sillä käyttäjä saa palautteen heti, mikä voi vahvistaa oppimista.

Käyttäjähallinta ja hallinnolliset automaatiot

Automaattinen käyttäjätunnusten luominen

Käyttäjätunnukset alustalle on mahdollista luoda manuaalisesti, mutta on paljon helpompaa ja tietoturvallisempaa automatisoida tilien luominen ja poistaminen. Tunnukset voidaan luoda suoraan HR-järjestelmästä tai muusta valmiista datasta.

Käyttäjätilien automaattinen poistaminen onnistuu myös perustuen HR-järjestelmädataan. Tilit voidaan myös asettaa vanhentuneeksi, jos käyttäjä ei tiettyyn aikaan ole kirjautunut alustalle ja sen jälkeen poistaa ne automaattisesti.

Automaattinen käyttäjien jako ryhmiin ja sisältöjen kohdentaminen

Oppijan taustatietojen perusteella hänet voidaan automaattisesti lisätä alustalla ryhmiin. Ryhmien avulla voidaan automaattisesti lisätä käyttäjälle juuri hänen rooliinsa sopivat kurssisisällöt. Näin oppija ohjautuu alustalla suoraan hänelle relevantin sisällön pariin. Ryhmien avulla onnistuu myös raportointi ja analytiikan seuraaminen tietyn ryhmän osalta.

Automaattinen esihenkilörakenne

HR-datan perusteella voidaan alustalle luoda automaattisesti esihenkilörakenne, jolloin esihenkilöt pääsevät näkemään tiimiläistensä edistymisen eri sisällöissä sekä voivat myöntää heille suorituksia, käydä kehityskeskusteluja ja lähettää muistutuksia suorittamattomista kursseista tai vanhenevista suorituksista. Tiimisivun raporttien avulla esihenkilöt näkevät suoraan heille kiinnostavat luvut.

Kurssisuoritusten automaattinen hyväksyntä ja todistusten generointi ja lähettäminen

Kun kurssille on asetettu läpäisyraja, niin oppija saa automaattisesti kurssin suoritettua hyväksytysti kun on täyttänyt kurssille asetetut tavoitteet eikä kouluttajan tarvitse käydä suorituksia erikseen läpi. Hyväksytystä kurssisuorituksesta voidaan myös automaattisesti lähettää käyttäjälle todistus.

Suoritusten vanhenemiset

Suorituksiin, kuten vaikka erilaisiin sertifikaatteihin, voi määritellä vanhenemiset eli suorituksen voimassaoloajan, jolloin alusta valvoo voimassaoloa eikä vastuuhenkilön tarvitse pitää erikseen listaa siitä, kenellä suoritus on voimassa.

Tapahtumien jonotustoiminto

Voit ottaa kalenteritapahtumissa käyttöön jonotustoiminnon ja hallinnoida osallistujia automaattisesti. Jos tapahtumaan määritelty enimmäisosallistujamäärä on täynnä, voivat käyttäjät liittyä jonoon ja jos joku osallistujista peruukin osallistumisensa, ensimmäisenä jonossa oleva saa automaattisesti pääsyn tapahtumaan.

Osaamisten kertyminen

Alustan osaamisia voi käyttäjälle kertyä automaattisesti suoritetuista kursseista, poluista ja suorituksista, mikä säästää HR:n ja esihenkilöiden aikaa.

Analytiikan automaatiot

Oppimisanalytiikka

Järjestelmä kerää automaattisesti tiedot käyttäjien aktiivisuudesta, esimerkiksi milloin käyttäjä on viimeksi kirjautunut alustalle, mitä kursseja hän on suorittanut, miten hän on edistynyt kursseilla sekä mitä käyttäjä on vastannut tehtäviin.

Koontisähköpostit ja automaattiset raportit

Ylläpitäjät voivat tilata erilaisia koontisähköposteja alustan tapahtumista. Näitä on esimerkiksi vastuuhenkilön koontisähköposti, joka lähetetään, jos vastattavilla käyttäjillä on esimerkiksi vanhentuvia suorituksia, kurssin ylläpitäjän koontisähköposti, jolla voit pyytää raportin vaikka uusista tehtävävastauksista kurssillasi ja pääset arvioimaan tehtäviä heti, kun niitä tulee, sekä sähköpostit kalenteritapahtumaan itserekisteröityvistä käyttäjistä, jolloin tapahtuman ylläpitäjä pysyy automaattisesti kartalla siitä, ketkä ovat ilmoittautuneet tapahtumaan ilman, että hänen täytyisi erikseen käydä katsomassa alustalla.

Suoritusten tuonti alustalle tai vienti muihin järjestelmiin

Tiedot erilaisista suorituksista voi viedä automaattisesti esimerkiksi HR-järjestelmään tai tuoda HR-järjestelmästä alustalle. Näin koulutusrekisteri pysyy automaattisesti ajan tasalla.

Automaatiot tehostavat verkkokouluttamista kokonaisvaltaisesti

Verkkokouluttamisen automaatiot tuovat merkittäviä ajansäästöjä ja sujuvoittavat sekä HR:n, koulutustiimien että oppijoiden arkea. Automaatioiden avulla varmistat, että oikea sisältö tavoittaa oikean käyttäjän oikeaan aikaan, tiedot suorituksista ja käyttäjistä ovat aina ajan tasalla ja raportit tuovat näkyvyyttä osaamiseen ja kehittymiseen. Kun manuaaliset prosessit ja rutiinityöt hoituvat automaattisesti, aikaa vapautuu tärkeämpiin tehtäviin - kuten laadukkaiden oppimissisältöjen kehittämiseen ja organisaation osaamisen kasvattamiseen.