Näin integraatiot helpottavat organisaation arkea ja parantavat oppimisen vaikuttavuutta

Organisaatioilla on tänä päivänä käytössään enemmän dataa kuin koskaan aiemmin. Usein tieto on kuitenkin hajallaan useassa eri järjestelmässä, jotka eivät keskustele keskenään. Integraatioiden avulla tieto liikkuu automaattisesti järjestelmästä toiseen, mikä tekee oppimisesta ja osaamisen kehittämisestä helpompaa.

Tässä blogissa käydään läpi, mitä hyötyä integraatioista on, millaisia integraatioita toteutamme Vuolearning-oppimisympäristöön sekä miten integraation toteuttamisen prosessi etenee.

Mitä hyötyjä integraatioilla saavutetaan

Oppimisympäristöä voidaan integroida useisiin eri järjestelmiin, kuten HR-järjestelmiin tai muihin oppimisympäristöihin. Integraatioiden avulla saavutetaan useita konkreettisia hyötyjä HR:n toiminnalle sekä koko organisaatiolle.

Vähemmän manuaalista työtä. Käyttäjätilit luodaan ja poistetaan automaattisesti HR-järjestelmän tietojen perusteella. Oikeat sisällöt ja oppimiskokonaisuudet kohdennetaan oikeille henkilöille automaattisesti esimerkiksi roolin tai tiimin mukaan. HR:n työaikaa säästyy, kun käyttäjiä ja oikeuksia ei tarvitse hallinnoida manuaalisesti.

Oikea oppiminen oikeaan aikaan. Käyttäjä saa juuri hänen rooliinsa tai työsuhteeseensa perustuvia sisältöjä.

Parempi työntekijäkokemus. Kertakirjautuminen (SSO) tekee oppimisympäristön käytöstä helppoa, sillä erillisiä tunnuksia ei tarvitse muistaa. Alustalla käyttäjälle on selkeästi nostettu esiin hänelle relevantit sisällöt, mikä tekee oppimisesta sujuvaa ja motivoivaa.

Parempi näkyvyys osaamiseen ja oppimisen vaikuttavuuteen. Raportteja voidaan luoda käyttäjien taustatietojen perusteella esimerkiksi tiimeittäin, rooleittain tai koko organisaation tasolla, mikä helpottaa raportointia ja osaamisen kehityksen seurantaa. Oppimisalustan tietoja voidaan myös yhdistää muihin raportointijärjestelmiin, jolloin oppiminen saadaan osaksi laajempaa päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.

Vähemmän virheitä ja ajantasainen tieto. Kun tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, ne ovat aina ajan tasalla, manuaaliset työvaiheet vähenevät ja virheiden riski pienenee.

Organisaatiorakenne tukee vastuunjakoa. Vastuuta suoritusten seurannasta voi jalkauttaa esihenkilöille, jotka voivat seurata oman tiiminsä suorituksia sekä myöntää suorituksia tiimiläisilleen.

Laajempi ja aktiivisempi käyttö oppimisalustalle. Esihenkilörakenne alustalla osallistaa esihenkilöitä oppimisen johtamiseen. SSO tekee alustasta helposti saavutettavan kaikille työntekijöille. Uudet työntekijät tulevat mukaan automaattisesti eikä organisaation kasvu lisää ylläpitäjien tai HR:n työmäärää tai aiheuta hallinnollista pullonkaulaa.

Mitä integraatioita Vuolearningiin toteutetaan

Oppimisympäristöön voidaan toteuttaa erilaisia integraatioita. Tässä on listattu integraatioita, joita toteutamme Vuolearning-oppimisympäristöön.

Henkilötietojen tuominen HR-järjestelmästä Vuolearningiin

Henkilötietojen integraatiossa Vuolearning noutaa henkilötietoja HR-järjestelmästä esimerkiksi kerran päivässä.

Kun uudelle työntekijälle luodaan profiili HR-järjestelmään, integraatio luo työntekijälle käyttäjätilin Vuolearningiin. Jos työntekijän tiedot muuttuvat, integraatio hakee muuttuneet tiedot alustalle, ja kun työntekijä poistuu organisaatiosta, käyttäjätili poistuu automaattisesti. Vuolearningin ja HR-järjestelmän tiedot pysyvät siis synkronoituneena.

Henkilötietojen integraatio voidaan toteuttaa suurimpaan osaan yleisimmistä HR-järjestelmistä.

Tyypillisiä tietoja, joita integraatiossa liikkuu, ovat esimerkiksi työsuhteen alku- ja päättymispäivä (jotka kontrolloivat käyttäjätilin luomista ja poistamista), henkilön nimitiedot, henkilönumero, henkilön perustiedot, työsähköposti sekä koulutusten kohdentamiseen ja raportointiin liittyvät henkilötiedot, kuten tiimi, kustannuspaikka, toimiala tai ammattinimike. Nämä käydään aina läpi erikseen asiakkaan kanssa ja voidaan räätälöidä joustavasti asiakkaan tarpeiden mukaan.

Näiden taustatietojen perusteella käyttäjälle voidaan jakaa juuri hänelle sopivat koulutussisällöt. Esimerkiksi tietyn osaston perehdytyskurssi voidaan jakaa automaattisesti kaikille osaston työntekijöille, joilta löytyy kyseinen osasto profiilistaan.

Taustatietojen perusteella voidaan myös etsiä raportteja kohdennetusti esimerkiksi vain tietystä toimipaikasta ja tulostaa Exceliin.

Myös esihenkilötiedot voidaan tuoda oppimisalustalle. HR-järjestelmästä katsotaan, kuka on esihenkilö kenellekin. Esihenkilö saa vastuuhenkilön roolin alustalle ja tiimisivun, jossa on näkymä omiin tiimiläisiin ja heidän suorituksiinsa, jolloin organisaatiossa voidaan jalkauttaa suoritusten seurantaa tai myöntämistä tai esimerkiksi kehityskeskustelujen kirjausta esihenkilöille.

Eli henkilötietojen integraation edut ovat:

• käyttäjätunnusten automaattinen luominen, päivittäminen ja poistaminen
• sisältöjen automaattinen kohdentaminen taustatietojen perusteella
• raporttien hakeminen taustatietojen perusteella
• esihenkilörakenteen tuominen alustalle
• kaikki toimii automatisoidusti ja säästää pääkäyttäjien ja ylläpitäjien työtä

Suoritustietojen vieminen Vuolearningistä HR-järjestelmään

Toinen integraatiotyyppi on suoritustietojen vieminen Vuolearningistä HR-järjestelmään. Tämä integraatio yhdistetään usein henkilötietojen tuomiseen.

Tässä suoritustietoja synkronoidaan Vuolearningin ja HR-järjestelmän välillä esimerkiksi kerran vuorokaudessa. Vuolearning voi lähettää suoritustietoja kursseista, poluista, muista suorituksista ja tapahtumista.

Ne tiedot, mitä HR-järjestelmään lähetetään, määritetään asiakkaan tarpeiden mukaan joustavasti. Nämä voivat olla esimerkiksi suorituspäivämäärä, vanhentumispäivämäärä, koulutuksen nimi, suorittajan yksilöivä tunniste tai suorituksen kesto, jos esimerkiksi tarvitaan tietoja siitä, kuinka paljon koulutustunteja henkilölle kertyy.

Suoritustietojen noutaminen muista alustoista Vuolearningiin

Kolmas integraatiotyyppi on suoritustietojen noutaminen muista alustoista Vuolearningiin. Tämä on hyödyllinen, jos organisaatiolla on monta oppimisalustaa käytössä ja Vuolearningiin halutaan luoda keskitetty koulutusrekisteri.

Vuolearningin Muut suoritukset -sivulle luodaan koulutusrekisteri ulkoisista koulutuksista (suoritus-aktiviteetilla tai yksittäisenä suorituksena) ja integraatio noutaa Vuolearningin suorituskortteihin tiedot muista järjestelmistä.

Kertakirjautuminen organisaation omilla tunnuksilla

Kertakirjautumisen (SSO) avulla voidaan käyttää toisen järjestelmän (esimerkiksi Office365) tunnuksia oppimisalustalla. Kertakirjautumisen avulla käyttäjän ei tarvitse muistaa erillisiä tunnuksia oppimisalustalle ja liikkuminen järjestelmien välillä helpottuu. Kertakirjautuminen myös parantaa tietoturvaa, kun tunnusten hallinta keskittyy eikä käyttäjän tunnuksia tarvitse muistaa poistaa erikseen oppimisalustalta kun kertakirjautumiseen käytetyt tunnukset päättyvät.

Miten integraation toteuttaminen etenee Vuolearningillä

Vuolearningillä on olemassa selkeä prosessi integraatioiden toteuttamiseen, joka asiakkaan kanssa käydään läpi. Asiakasta opastetaan integraation toteuttamisen joka vaiheessa.

• Määrittelypalaveri. Ensin sovitaan määrittelypalaveri asiakkaan kanssa. Tähän voi osallistua asiakkaan pääkäyttäjiä ja HR-järjestelmän hallinnoijia. Vuolearningin puolelta osallistuu integraatioasiantuntija. Asiakkaan ei tarvitse valmistautua tähän palaveriin mitenkään. Vuolearningin asiantuntijan johdolla käydään läpi kaikki tiedot, mitä integraation toteuttamiseen tarvitaan. Tähän meillä on olemassa valmis pohja.
• Viestittely. Asiantuntijat hoitavat teknisen toteutuksen ja varmistavat tarvittavat asiat vielä sähköpostitse.
• Testaus. Testaamme yhdessä, että integraatio toimii kuten toivotaan.
• Toteutus. Integraatio kytketään päälle.
• Jatkuva tuki. Asiakastukemme auttaa kaikissa integraatioon liittyvissä asioissa.

Katso tästä video integraatioista ja niiden toteuttamisesta Vuolearningiin.

Integraatiot perustana modernille oppimiselle ja henkilöstöjohtamiselle

Kun HR-järjestelmä ja oppimisympäristö toimivat saumattomasti yhdessä, oppiminen kytkeytyy luontevaksi osaksi organisaation arkea. Integraatiot vähentävät manuaalista työtä, parantavat tiedon ajantasaisuutta ja tukevat oppimisen kohdentamista.

Vuolearningin integraatioiden avulla HR saa selkeän näkymän osaamisen kehitykseen, esihenkilöitä voidaan osallistaa oppimisen johtamiseen ja työntekijät saavat sujuvan, relevantin oppimiskokemuksen.