Miten verkkokoulutuksen ROI voidaan mitata ja miksi niin kannattaa tehdä?

Verkkokouluttaminen on yleistynyt nopeasti kuluneen viiden vuoden aikana. Verkkokoulutus on ketterä ja kustannustehokas – ja vaikuttava – tapa kouluttaa henkilöstöä, perehdyttää uusia työntekijöitä, jalkauttaa strategiaa tai tukea osaamisen kehittämistä muutostilanteissa. Edelleen kuitenkin harmittavan harvoin pysähdytään miettimään, 

Mistä tiedämme, että koulutus oli vaikuttava ja mitä se oikeastaan tuotti?

Tämä kysymys ei olekaan ihan turha, nimittäin yhä useammin koulutuksia toteutetaan osana suurempia kehityshankkeita tai kytkettynä pidemmän aikavälin liiketoimintatavoitteisiin. Verkkokoulutuksiin käytetään aikaa, rahaa ja ihmisten kognitiivista kapasiteettia. Silti harvassa organisaatiossa on sovittu selkeästä tavasta arvioida, mitä vaikutuksia verkkokoulutus todella sai aikaan ja miten koulutustoimintaa pitäisi jatkossa kehittää, jotta se tuottaisi parempia tuloksia.

Mitä ROI tarkoittaa, kun puhutaan verkkokouluttamisesta?

ROI eli Return on Investment viittaa siihen, kuinka paljon hyötyä organisaatio saa suhteessa koulutukseen sijoitettuihin resursseihin. Kyse ei ole vain euroista, vaan myös ajasta, fokuksesta ja mahdollisuudesta oppia. Verkkokoulutuksen ROI:n arviointi ei siis ole pelkkää kustannuslaskentaa, vaan tapa tehdä näkyväksi koulutuksen merkitys suhteessa tavoitteisiin.

Jos verkkokoulutuksen hyötyjä on pysähdytty pohtimaan, hyvä! Kuitenkin usein näissäkin tilanteissa verkkokoulutuksen hyötyjä pohditaan liian kapeasti. Jos tarkastellaan vain suorittamisprosentteja tai käyttäjäpalautteita, tulosten tulkintamahdollisuudet jäävät helposti hyvin pinnallisiksi. Toki suoritusprosentti kertoo jotain, mutta mitä, se jää kyllä hämärän peitoton. Parempia tunnuslukuja ja siis näitä tunnuslukuja tuottavia kysymyksiä ovat esimerkiksi 

• Muuttuiko mikään?
• Jos muuttui, mitä se tarkoittaa liiketoiminnan kannalta?

Miksi verkkokoulutuksen ROI kannattaa laskea?

Kun verkkokoulutuksen ROI:ta aletaan seurata eli arvioida ja todentaa suunnitelmallisesti, hyöty ei rajoitu vain johdon raportointitarpeisiin. Kyse on paljon laajemmasta hyödystä:

• Johto saa näkyvyyttä siihen, miten verkkokouluttaminen tukee strategisia muutoksia tai operatiivisia tavoitteita
• HR ja muut osaamisen kehittämisen asiantuntijat voivat kohdentaa panostuksia sinne, missä niillä on eniten vaikutusta
• Koulutuksen toteuttajat saavat palautetta, joka perustuu enemmän kuin mielipiteeseen ja joka auttaa kohdentamaan sisällöt paremmin
• Ja ennen kaikkea: osallistujat kokevat, että koulutus liittyy heidän arkeensa ja tuo todellista hyötyä. Tämä kokemus syntyy osallistamalla ja kysymällä vaikuttavuudesta sekä määrällisessä että laadullisessa muodossa.

Kun investoinnin (oli kyse sitten rahasta, ajasta tai kognitiivisesta panostuksesta) vaikutus pystytään todentamaan, verkkokouluttaminen aletaan nähdä osana kokonaisvaltaista muutosta. Ja mittaaminen, mukaan lukien ROI, muuttuu ohjaus- ja johtamistyökaluksi. 

Miten oikeat mittarit valitaan?

Yksi yleisimmistä puutteista ROI:n laskemisessa on se, että mitataan niitä asioita, joita on helppo mitata ja ohitetaan ne datapisteet, jotka kertoisivat laajemmin koulutuksen vaikuttavuudesta.

Mittareiden, tai ROIta laskettaessa seurattavien asioiden, valinnassa kannattaa lähteä liikkeelle tavoitteista. Ylätasolla voidaan puhua vaikkapa siitä, miksi verkkokoulutusohjelmisto ylipäätään halutaan ottaa käyttöön, alemmalla tasolla sitten taas yksittäisten koulutusten tai koulutuskokonaisuuksien tavoitteista, jotka on kytketty liiketoimintatavoitteisiin.

Verkkokoulutuksiin liittyvät tavoitteet voivat olla esimerkiksi jotain tällaista: 

• Perehdytyksen läpimenoajan lyheneminen
• Asiakaspalvelun laadun parantuminen
• Virheiden väheneminen prosesseissa
• Osaamisen kehittyminen tietyllä alueella
• Tavoitetilaan liittyvän käyttäytymisen yleistyminen

Seurantaa ja koulutuksen vaikuttavuuden todentamista voidaan tehdä kvantitatiivisesti, esimerkiksi seuraamalla koulutusten kestoa, määrää, suoritettujen aktiviteettien lukumäärää, virheiden lukumäärää, itsearviointeja, havaintoja organisaatiosta tai omasta tiimistä, tai ne voivat olla laadullisia, esimerkiksi palautekeskusteluita. Mittaaminen on kuitenkin aina määrällistä, ja ROIn laskentaan liittyvät nimenomaan numerot.

Mittareiden triangulaatio (eli useiden eri näkökulmista käsin asiaa tarkastelevien mittareiden käyttäminen) tuottaa usein parhaat ja luotettavimmat tulokset, kun puhutaan minkä tahansa asian vaikutuksesta johonkin toiseen asiaan. Verkkokoulutus ei ole poikkeus tästä. Lisäksi usein verkkokoulutusalusta tarjoaa erinomaiset työkalut kerätä mittausdataa ja siis todentaa koulutusten vaikuttavuutta. 

Miten verkkokoulutuksen kustannukset ja hyödyt lasketaan?

Verkkokoulutuksen kustannukset kannattaa hahmottaa kokonaisuutena:

• Koulutuksen suunnittelu ja sisältöjen tuotanto
• Alustan käytön hinta ja mahdolliset ylläpitokustannukset
• Asiantuntijoiden, HR:n ja johdon aika
• Osallistujien koulutukseen käyttämä aika

Hyödyt voivat olla suoria tai epäsuoria, kuten:

• Lyhentynyt perehdytysaika
• Vähemmän virheitä tai reklamaatioita
• Nopeampi oppiminen tai muutosvalmius
• Parantunut asiakaskokemus
• Selkeämmät käytännöt tai toimintatavat

Näiden suhteuttaminen ei ole aina yksiselitteistä, kuten on asianlaita todella monessa muussakin mittaamiseen liittyvässä asiassa. Tärkeintä on, että mittaamisen – tai ROIn laskennan – aloittaa rohkeasti arvioimalla. Arviot kyllä tarkentuvat ajan myötä. Kannattaa myös huomioida, että jo suuntaa antava laskelma ja seuranta usein paljastaa, missä kohdissa verkkokoulutus tuottaa arvoa ja missä taas voisi olla parannettavaa.

Analytiikka auttamaan ROIn laskennassa

Verkkokoulutusalustan tuottama analytiikka tarjoaa käyttökelpoisen välineen erilaisten koulutusten vaikuttavuuden seuraamisen tueksi. Suoraan verkkokoulutusalustojen tuottamasta analytiikasta saadaan esimerkiksi:

• Kurssien suoritusasteet ja osallistumismäärät
• Koulutuksen kesto
• Kysymyksiin vastaaminen ja onnistuminen
• Aikarajat, tauot, etenemisen polut

Analytiikkaa kannattaa yhdistää organisaation omiin mittareihin: henkilöstötyytyväisyyteen, asiakaspalautteisiin tai laatuindikaattoreihin. Tällöin koulutuksen vaikuttavuus voidaan asettaa oikeaan kontekstiin ja saadaan tietoa, jota voi ja uskaltaa käyttää myös päätöksenteossa.

Case-esimerkki: miten perehdytyksen ROI mitattiin?

Eräs asiakas siirtyi käyttämään Vuolearningiä uusien työntekijöiden perehdytyspolun toteutuksessa. Asiakkaan tavoitteena oli lyhentää uuden työntekijän matkaa tuottavaksi työntekijäksi.  Aiemmin tähän meni keskimäärin kuusi viikkoa, ja perehdytyspolun uudistamisen jälkeen keskimääräinen siirtymäaika lyheni 4,9 viikkoon. 

Lopputuloksena syntyi siis konkreettista hyötyä, joka tarkoitti satojen tuntien lisäkapasiteettia vuodessa. Samalla saatiin tietoa siitä, mitkä sisällöt olivat ratkaisevia tavoitteen saavuttamisen suhteen ja missä vielä oli kehitettävää.

Parhaat käytännöt verkkokoulutuksen ROI:n mittaamiseen

1. Aloita tavoitteesta, älä mittarista
2. Valitse mittarit, jotka vastaavat oikeasti kiinnostaviin kysymyksiin
3. Yhdistä tietoa eri datalähteistä
4. Hyödynnä analytiikkaa mutta muista kontekstisidonnaisuus kaikessa mittaamisessa
5. Käytä mittaustuloksia keskustelun pohjana: mikä tilanne on, miten voisimme kehittyä, mitkä ovat meille tärkeimpiä asioita, mihin haluamme yhdessä sitoutua
6. Viesti tuloksista, se nimittäin rakentaa luottamusta ja sitouttaa verkkokouluttamiseen.

Verkkokoulutuksen ROIn mittaaminen.

Yhteenveto

Verkkokoulutusalusta ei ole pelkkä sisältöjen jakelukanava, eikä verkkokouluttaminen ole vain luokkahuonekoulutuksia digimuodossa. Kaikkea muuta – parhaimmillaan verkko-oppiminen on todella vahva vaikuttamisen ja muutoksen tuen väline. Kuten kaikissa muutokseen tähtäävissä hankkeissa ja aktiviteeteissa, muutosta ja aktiviteettien vaikuttavuutta kannattaa mitata.

Kun mittaaminen kytketään suoraan organisaation liiketoimintatavoitteisiin ja arkeen, koulutuksesta tulee osa organisaation muutoskyvykkyyttä. Silloin se ei ole kuluerä, vaan investointi, jonka tuottamat hyödyt voidaan myös todentaa.