Etätyöntekijän perehdytys: Käytännön vinkit

Etätyö on yleistynyt, ja se muuttaa perehdytyksen luonnetta. Kun uusi työntekijä aloittaa etänä, perehdytys ei voi nojata toimiston käytäväkeskusteluihin tai spontaaniin apuun. Hyvin suunniteltu ja toteutettu perehdytys on avain siihen, että etätyöntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, ymmärtää roolinsa ja pääsee nopeasti kiinni työtehtäviin.

Tässä blogipostauksessa kerrotaan vinkkejä siihen, kuinka etätyöntekijän perehdytyksen voi suunnitella ja mitä etäperehdytys voi pitää sisällään.

Miten suunnitella etätyöntekijän perehdytys

Hyvä perehdytys vähentää työhön liittyvää stressiä ja epävarmuutta, nopeuttaa työntekijän siirtymistä tuottaviin tehtäviin ja lisää sitoutumista. Jotta etätyöntekijän perehdytys onnistuu, laadi tehokas perehdytyssuunnitelma.

Määrittele perehdytyksen tavoitteet

Määrittele perehdytyksen tärkeimmät tavoitteet. Ne voivat sisältää esimerkiksi seuraavia tavoitteita:

• Selkeytä rooli ja odotukset uudelle työntekijälle
• Varmista työntekijän tekniset valmiudet ja opeta käyttämään työssä tarvittavia työkaluja
• Luo yhteys tiimiin ja tutustuta yrityskulttuuriin

Luo perehdytysmateriaalit

Koosta työntekijälle työssään tarvittavasta tiedosta selkeä perehdytysmateriaali. Sisällytä tähän esimerkiksi organisaation toimintaa, työntekijän vastuut, työkalujen käytön opastus, prosessit ja yhteiset pelisäännöt.

Räätälöi perehdytys työntekijän roolin ja tarpeiden mukaan. Henkilökohtainen lähestymistapa voi parantaa perehdytyksen tehokkuutta. Rakenna materiaaleista selkeä perehdytyspolku, joka ohjaa käyttäjän etenemistä.

Aikatauluta perehdytys

Aikatauluta ohjelma uuden työntekijän ensimmäisille viikoille: suunnittele tapahtumat, luo kalenterikutsut. Panosta yhteisöllisyyteen ja sosiaalisiin elementteihin.

Määrittele, mitä kaikkea uuden työntekijän pitäisi osata ja missä vaiheessa perehdytystä. Esimerkiksi tavoitteena voi olla, että työntekijä on tutustunut organisaatioon ja tietää rooliinsa kuuluvat vastuut ensimmäisen viikon aikana ja saanut perehdytyspolun suoritetuksi puolen vuoden aikana.

Jaa perehdytysvastuut

Määrittele perehdytyksen vastuuhenkilöt, esimerkiksi HR ja tiiminvetäjä, sekä nimeä tarvittaessa mentori. Määrittele, mistä perehdytyksen osasta kukakin henkilö on vastuussa, esimerkiksi työsuhdeasiat tai tekninen opastus. Hyödynnä oppimisympäristön perehdyttäjän muistilistoja.

Varmista tarvittavat resurssit

Määrittele, mitä resursseja tarvitaan perehdytyksen onnistumiseksi ja varmista, että ne ovat saatavilla. Näihin voi kuulua esimerkiksi:

• Digitaaliset oppimisalustat, kuten Vuolearning.
• Videoneuvottelutyökalut: Teams, Zoom.
• Viestintäkanavat: Slack, Teams-chat.
• Tunnukset ja työkalut: Varmista, että tekninen apu on saatavilla heti ensimmäisestä päivästä lähtien ja että tarvittavat tunnukset, työkalut ja lisenssit on aktivoitu.
• Perehdytysmateriaalit: Varmista, että perehdytysmateriaali on julkaistu ja käytettävissä työntekijän ensimmäisestä päivästä lähtien - tai jo ennen työsuhteen alkua.

Miten teknologiaa voi hyödyntää perehdytyksessä

Etätyöntekijän perehdytyksessä voidaan hyödyntää erilaisia teknologiaratkaisuja.

Videoneuvottelualustat, kuten Teams tai Zoom, sopivat virtuaalisiin tervetulotilaisuuksiin, koulutukseen ja tiimiin tutustumiseen.

Viestintätyökalut, kuten Slack tai Teams-chat, ovat hyviä nopeaan kommunikointiin ja tiimiyhteyden luomiseen. Selitä perehdytysmateriaalissa organisaation viestintään liittyvät käytännöt, esimerkiksi mitä kanavia käytetään minkätyyppiseen viestintään ja minkälaisia vastausaikoja odotetaan eri viestintäkanavilla (esimerkiksi sähköposti vs Slack), tämä voi madaltaa kynnystä ottaa tarvittaessa yhteyttä muihin.

Digitaalista oppimisalustaa, kuten Vuolearningiä, voidaan hyödyntää perehdytysmateriaalien jakamisessa. Kun perehdytysmateriaalit ja kurssit on jaettu digitaalisesti, ne ovat aina saatavilla työntekijälle ja työntekijä voi edetä materiaalissa omaan tahtiin. Digitaalinen oppimisympäristö myös selkeyttää ja yhtenäistää perehdytysprosessia ja luo näkyvyyttä siihen, mitä työntekijältä odotetaan tulevina kuukausina. Vuolearningissa voit rakentaa vaikka roolikohtaisesti räätälöityjä polkuja, jotka voivat sisältää yleistä perehdytysmateriaalia, tiimikohtaisia käytänteitä, roolikohtaista teoriaa, kalenteritapahtumia, koulutuksia, tehtävälistoja ja palautekeskusteluja. Voit määritellä etenemisjärjestyksen ja tavoiteaikataulut eri askelille. Selkeä polku, johon on aikataulutettu eri koulutusaktiviteetteja pitemmälle aikavälille ohjaa käyttäjän etenemistä perehdytyksessä, varmistaa, että työntekijöiden perehdytys on yhtenäinen, luo onnistumisen tunteita ja tekee näkyväksi erilaiset opit ja saavutukset.

Esimerkki etätyöntekijän perehdytyspolusta.

Mitä etätyöntekijän perehdytys voi sisältää

Ensimmäiset päivät ja viikot

Järjestä virtuaalinen tervetulotilaisuus: Kutsu mukaan esihenkilöt, muu tiimi ja mahdollisesti koko organisaatio. Luo lämmin vastaanotto uudelle työntekijälle ja esittele organisaation ihmisiä.

Itseopiskeltavilla verkkokursseilla voi esitellä organisaatiota ja sen historiaa, toimintaa, arvoja, tavoitteita ja kulttuuria sekä käydä läpi työsuhdeasiat, kuten sopimukset, työaika, lomat ja palkka.

Kurssilla voi myös esitellä tiimin, esihenkilön ja muita ihmisiä. Kerro, keneltä voi pyytää apua missäkin asiassa tai lisää vaikka esittelyvideoita eri henkilöiltä (jos ei ole mahdollista esimerkiksi järjestää koko organisaation Teamsiä). Kursseilla voi olla myös ryhmäkeskusteluja esittäytymiseen ja tutustumiseen sekä kooste tiimin yhteisistä käytännöistä.

Kutsu uusi työntekijä myös tiimin yhteisiin palavereihin, joissa voi esitellä tiimin jäseniä ja käytäntöjä. Näin uusi työntekijä pääsee heti uuteen arkeen paremmin kiinni.

Voit myös pyytää työntekijöitä esittäytymään Slackissa tai Teams-chatissa tai järjestää lyhyitä videopuheluita eri tiimin jäsenten kanssa, jotta muut työntekijät tulevat paremmin tutuiksi.

Työkalujen ja prosessien käyttöön voi opastaa verkkokursseilla, jossa voi olla saatavilla käyttöohjeita, tai videopuheluilla, joissa uutta työntekijää koulutetaan käyttämään tarvittavia työkaluja tai järjestelmiä.

Säännölliset tapahtumat

Järjestä virtuaalisia tiimitapaamisia ja sosiaalisia tapahtumia säännöllisesti. Nämä voivat olla esimerkiksi:

• Säännöllisiä välicheckejä esihenkilön kanssa, jossa käydään läpi esiin nousseita ja epäselviä asioita
• Yhteisiä epämuodollisia etäkahvitteluja, joissa voi jutella vapaasti
• Säännöllisiä tiimin statuscheckejä, jotta kaikki pysyvät kartalla siinä, missä mennään
• Projektin jälkeisiä retrospektiiveja työnteon tapojen arvioimiseen ja kehittämiseen
• Tiimihengen kohottamiseen tarkoitettuja rennompia videopuheluja, joissa esimerkiksi pelataan yhdessä etänä jotain pelejä tai keskustellaan pienemmissä huoneissa tietyistä aiheista

Miten jatkaa etätyöntekijän tukemista perehdytyksen jälkeen

Vaikka perehdytys päättyy, etätyöntekijän tukeminen jatkuu. Jatkuvan tuen varmistamiseksi voi järjestää säännöllisiä tapaamisia perehdyttäjän kanssa etänä. Ensimmäisten kuukausien ajan näitä voi olla useammin, esimerkiksi kerran viikossa, ja sen jälkeen harvemmin, esimerkiksi kuukausittain, sen mukaan, mikä sopii kyseiselle työntekijälle tai tiimille. Varaa toistuvat virtuaalitapaamiset kalenteriin, jotta yhteys säilyy.

Voit myös luoda erillisiä Slack/Teams-kanavia eri teemoille, kuten osaamisen jakaminen tai palaute, joissa työntekijät voivat jakaa ajatuksiaan eri aiheisiin liittyen ja antaa palautetta.

Työntekijälle kannattaa myös tarjota jatkuvaa koulutusta ja kehittymismahdollisuuksia. Tarjoa koulutuksia ja muita oppimismahdollisuuksia sekä varmista laaja kurssikirjasto digitaalisella oppimisalustalla.

Oppimisympäristöä voi hyödyntää myös erilaisten keskusteluiden muistiinpanojen tallentamiseen. Vuolearningin keskustelun muistiinpanot -aktiviteetilla voi tallentaa oppimisympäristöön esimerkiksi kehityskeskusteluissa tai muissa palaute- tai mentorointitapaamisissa käydyt asiat ja sovitut tavoitteet.

Suunnitelmallisuus, teknologia ja jatkuva tuki muodostavat hyvän etäperehdytyksen

Etätyöntekijän perehdytys vaatii suunnitelmallisuutta ja teknologian hyödyntämistä. Selkeät tavoitteet, räätälöity ja aikataulutettu perehdytyspolku sekä nimetyt vastuuhenkilöt luovat perustan onnistumiselle. Digitaaliset oppimisalustat, videoneuvottelutyökalut ja viestintäkanavat tukevat prosessia ja lisäävät yhteisöllisyyttä. Jatkuva tuki, säännölliset tapaamiset ja kehittymismahdollisuudet varmistavat, että etätyöntekijä pysyy motivoituneena ja sitoutuneena.