Como crear un manual de RRHH y que produzca interés en el empleado

El manual del empleado es la herramienta clave para organizar las actividades y facilitar la convivencia entre trabajadores, es un documento que pretende garantizar la fluidez en la empresa.

El reto cuando se entrega un manual al nuevo empleado es que no suele prestarle gran interés y si lo lee, en breve olvidará todo lo que este contiene. De modo que para crear una cultura unificada en la empresa entre otras muchas cosas, es también importante confirmar que el empleado realmente ha leído el manual y que sobre todo lo ha entendido. La clave del éxito del que debe ser el manual del empleado es la facilitación para que éste interaccione con el, comprenda su información y la empresa tenga constancia de que se ha producido un feedback.

El manual contiene las normas, derechos y deberes de los trabajadores, formas de realización de actividades , protección de datos y toda la información referente al funcionamiento de la empresa y de los trabajadores dentro de esta.

¿Qué debe contener el manual?

Dependiendo de la empresa en la que se realice, el manual constará de distintos apartados pero hay algunos temas que todos deben tener en común.

La trayectoria de la empresa y sus objetivos (visión y misión) : en este apartado se recoge la razón de ser de la empresa y la imagen que la organización tiene de ella misma a lo largo del tiempo, de manera que los empleados se introduzcan en sus objetivos y los traten como metas propias.
Derechos de los trabajadores (Vacaciones, legislación, convenios...): Trata los temas legales referentes a la estancia del trabajador durante su paso por la empresa y al disfrute de estos.
Normas y política de empresa: En este apartado se abordan de forma clara las normas que regulan la convivencia y deben ser respetadas por y para los trabajadores. También recoge la declaración de principios que la empresa se compromete a cumplir.
Seguridad laboral: Un manual de prevención de riesgos laborales a disposición del empleado que busca promover la seguridad y salud en el ambiente de trabajo para que este no sufra daños derivados de su jornada.
Protección de datos : Donde se comunica la legislación vigente de la reciente disciplina jurídica que tiene como objetivo proteger la intimidad de los clientes y las directrices a seguir para el uso de los datos personales.

Estos apartados son los generales y más característicos que debe contener el manual, posteriormente cada empresa especifica más dependiendo de sus necesidades.

¿Cómo realizarlo para que resulte dinámico e interesante?

La empresa debe intentar garantizar que esta información sea recibida y entendida por todos los trabajadores. Entonces bien, ¿Cómo podemos asegurarnos de que se produce esa conversación?

Para comenzar es conveniente que el manual físico no quede olvidado en algún tablón o cajón de la oficina de manera que no sea leído por los integrantes de la empresa y su modificación y posterior distribución sea difícil.

Publicación online: La empresa debe utilizar herramientas online para publicar el manual a los trabajadores en su plataforma de intranet por ejemplo.
Notificaciones: Ya que las empresas están en constante cambio, el manual está sujeto a numerosas modificaciones. Estas pueden ser notificadas por e-mail a los empleados, programar un recordatorio en la web interna de la empresa e introducirlo en el boletín si la empresa cuenta con ello.
Técnicas para asegurar la comprensión: Para asegurar el entendimiento de estos cambios se pueden realizar diferentes técnicas.

Encuestas: Es conveniente que al finalizar la lectura del manual, este contenga una serie de preguntas que asegure que el empleado ha entendido el escrito, incluso con ejemplos de problemas o situaciones reales que hagan comprender el texto al trabajador.

Acceso móvil: No todos los empleados disponen de dispositivos como ordenadores portátiles, pero todos cuentan con un smartphone, asegúrate de que el manual de RRHH está adaptado para ser leído tanto desde un ordenador, tablet o móvil; es decir acomodado a todos los dispositivos.

En conclusión, hoy en día toda la información es accesible de forma online y en todos los dispositivos, ¿Por qué el manual de RRHH debería ser diferente? Su distribución de forma impresa está anticuada y no debe ser la forma habitual de difundirlo.

Cuanto más grande es tu empresa, para que la comunicación funcione, es más importante que la información se encuentre en una plataforma online, accesible para todos los empleados y en la que se notifiquen los cambios. Esta es la mejor forma para que todos los empleados estén informados sobre los temas comunes que deben saber de la empresa a.