Henkilöstön kehittämiseen panostaminen luo yritykselle kilpailuetua
Henkilöstö on minkä tahansa organisaation merkittävin kilpailutekijä, ja osaavista työntekijöistä halutaan pitää kiinni. Tietysti osaavia tekijöitä haluttaisiin myös rekrytoida lisää. Ja koska rekrytointi on sekä kallista että aikaa vievää, olisi toivottavaa, että rekrytoinnin lopputuloksena syntyisi pitkäaikainen työsuhde ja tyytyväinen, aikaansaava työntekijä. Parhaimmillaan perehdyttäminen on osa hyvää henkilöstöjohtamista ja yrityksen strategian toteuttamista.
Rekrytoinnin onnistumiseen vaikuttaa moni asia. Tässä tekstissä käsitellään yhtä merkittävimmistä tekijöistä, nimittäin perehdytystä. Toivottavasti teidänkin organisaatiossanne perehdyttämiselle on uhrattu useampi ajatus, ja perehdytysprosessi on strukturoitu! Ellei, tämän tekstin luettuasi todennäköisesti ymmärrät, miksi näin kannattaisi olla. Hyvin toimiva perehdytys nimittäin vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja parantaa työtyytyväisyyttä – eikä näin ollen voi olla vaikuttamatta yrityksen kuin yrityksen tulokseen.
Huonosti toteutettu perehdytys puolestaan saattaa heikentää yrityksen toimintaa ja aiheuttaa esimerkiksi virheitä ja viivettä aikatauluihin. Erityisesti ohjelmistoalalla toimivissa yrityksissä perehdyttämisen ongelmat voivat vaikuttaa jopa ohjelmistojen ylläpitämiseen. Lisäksi asiantuntija-aloilla, kuten ohjelmistoalalla, pelkkä uusien työntekijöiden muodollinen koulutus ei riitä menestyksekkääseen työssä toimimiseen, sillä jokainen uusi asiantuntija, esimerkiksi ohjelmoija, tarvitsee paljon yrityskohtaista tietoa: kaikissa organisaatioissa on erilainen projektislangi, tiimin dynamiikka ja koodausstandardit.
Perehdyttämisellä on tapaturmavakuutuskeskuksen analyysien perusteella myös vaikutuksensa työturvallisuuteen, nimittäin usein työssä tapahtuneiden onnettomuuksien taustalla on puutteellinen perehdyttäminen. Työturvallisuuden näkökulmasta perehdyttäminen on tarpeen aina, kun työtehtävät vaihtuvat, kun työmenetelmät, -välineet, -toimintatavat tai -ohjeet muuttuvat, kun on kyse työtehtävistä, jotka toistuvat harvakseltaan, tai kun palataan töihin pitkän poissaolon jälkeen.
Perehdyttämiseen siis todellakin kannattaa panostaa!
Perehdytyksen tarkoitus ja merkitys
Kaikissa organisaatioissa perehdyttämisen tarkoituksena on siirtää osaamista uusille työntekijöille ja perehdyttää heidät talon tavoille, ja näin saada uudet tulokkaat mahdollisimman nopeasti muutettua tuottaviksi työntekijöiksi. Lisäksi tarkoituksena on mahdollistaa uuden työntekijän samastuminen ryhmään.
Tutkimusten mukaan uuden työntekijän muuttuminen tuottavaksi työntekijäksi voi kestää jopa 6-12 kuukautta, ja mitä enemmän tätä prosessia voidaan nopeuttaa, sitä enemmän yritys hyötyy. Työssä pysymisen kannalta työsuhteen ensimmäiset 90 päivää uudessa organisaatiossa ovat kriittisimmät, ja jopa 22 % uusista työntekijöistä lähtee työsuhteesta ensimmäisen 45 päivän kuluessa. Jopa kolmasosa uusista työntekijöistä lähtee ennen kuin ensimmäinen vuosi uudessa organisaatiossa on kulunut.
Perehdyttämisen painopiste voi vaihdella sen mukaan, mikä rooli uuden työntekijän on organisaatiossa tarkoitus ottaa: ollaanko täyttämässä jotakin erityistä osaamisaukkoa, vai yleisesti perehdyttämässä yrityksen toimintaan.
Teknologisten apuvälineiden hyödyntäminen osana perehdyttämistä vaikuttaa positiivisesti työtyytyväisyyteen, kunhan teknologiaa käytetään tarkoituksenmukaisesti. Teknologian käyttäminen johtaa yhdenmukaisemman, mitattavan ja tehokkaan perehdytyskokemuksen syntymiseen, mikä hyödyttää paitsi työntekijää myös lopulta koko organisaatiota. Myös strukturoidun perehdyttämisprosessin olemassaolo on merkittävä tekijä työtyytyväisyyden kannalta.
Onnistunut perehdytys
Onnistuneen perehdytyksen edellytyksiä ovat muun muassa perehdytyksen
- tavoitteellisuus
- suunnitelmallisuus
- selkeä perehdyttämistyön ja -vastuiden jako
- toimiva vuorovaikutus ja verkostoituminen
- perehdytettävän kannustaminen ja tukeminen
- perehdyttämisen seuranta.
Seurantaa ei tosiaankaan kannatta unohtaa, sillä seurantaprosessi antaa arvokasta tietoa sekä työntekijän integroitumisesta osaksi työyhteisöä että perehdytysprosessin toimivuudesta. Esimerkiksi erilaiset palautekyselyt, arviointikeskustelut ja palautekeskustelu osana kehityskeskusteluita antavat työyhteisölle valtavasti hyödyllistä tietoa. Perehdytysprosessiin kannattaakin suhtautua dynaamisena tapahtumana, sitä kehitetään palautteen perusteella, ja tavalla tai toisella perehdyttäminen on osa jokaisen työntekijän arkea, joka päivä.
Lisäksi hyvässä perehdytyksessä olisi tärkeää määrittää selkeästi työnkuva ja tavoitteet, ottaa huomioon uuden työntekijän aiempi kokemus, tukea työyhteisöön sosiaalistumisessa sekä opastaa työssä ja siihen liittyvissä rutiineissa. Onnistuneessa perehdytyksessä hyvin keskeisiä tekijöitä ovat toiset työntekijät, jotka toimivat uuden työntekijän opettajina, tiedonlähteinä ja myös vertailukohteina.
Suurimpia haasteita onnistuneen perehdytyksen toteutumisessa ovat kiire, sosiaalisen tuen puute sekä ongelmat organisaation arvojen ja vision sisäistämisessä.
Konkreettisia keinoja perehdyttämiseen antaa muun muassa TTK, jonka mukaan perehdyttäminen muodostuu (i) perehdyttämisestä (työpaikan yleiset käytännöt) ja (ii) työnopastuksesta (yhdessä nimetyn työnopastajan mukana, esimerkiksi työparina toimimalla), joiden tuloksena uuden työntekijän oppiminen voidaan varmistaa ja arvioida lisäperehdytyksen tarvetta. Työnopastuksen vaiheet voivat olla esimerkiksi
- valmistautuminen, jossa uutta työntekijää pyritään motivoimaan, hänen tieto- ja taitotasoaan pyritään arvioimaan, tulevaa tehtävää tai tehtäväkokonaisuutta kuvataan mahdollisimman tarkasti, asetetaan tavoite perehdytyksellä sekä kerrotaan opastuksen toimintamalli.
- opetus, jossa tulokasta pyydetään havainnoimaan tehtävä, hänelle näytetään työ, selostetaan ja perustellaan, miksi toimitaan kuten toimitaan, ja lopuksi kerrotaan toiminnan säännöt.
- mielikuvaharjoittelu, jossa uutta työntekijää pyydetään selostamaan työn kulku, häntä ohjataan palautteella, hänelle annetaan pelkistetyt säännöt ja häntä pyydetään toistamaan ne mielikuvissa.
- taidon kokeilu ja harjoittelu, jossa tulokkaan annetaan kokeilla ja häntä ohjataan palautteella, hänen annetaan kokeilla uudelleen ja harjoitella.
- opitun varmistaminen, jossa uuden työntekijän taitotasoa arvioidaan, häntä ohjataan palautteella ja rohkaistaan kysymään tarvittaessa, hänen annetaan työskennellä yksin, työskentelyä ja osaamista arvioidaan jälleen, seurannasta sovitaan ja lopulta opastus päätetään.
Perehdyttämisen vaikutuksia
Millaisia vaikutuksia onnistuneella perehdytyksellä sitten on?
Perehdytyksen voidaan ajatella muodostuvan esimerkiksi (i) orientoitumisesta ja (ii) koulutuksesta. Näistä orientoitumisessa perehdytystä lähestytään tunne- ja ongelmakeskeisesti - työntekijä pyritään sitouttamaan organisaatiokulttuuriin - orientoituminen liittyykin vahvasti ensimmäisen työskentelykuukauden aikana tapahtuvaan varhaiseen sosialisaatioon. Koulutuksessa puolestaan painopiste on suorituksessa ja työtehtäviin liittyvässä oppimisessa. Näistä orientoituminen korreloi positiivisesti perehdyttämisen onnistumisen kanssa, kun taas koulutuksella ei ole vaikutusta perehdyttämisen onnistumiseen.
Sharma & Stol (2019), tutkimusmalli
Erilaisten tukimuotojen tarjoaminen uusille työntekijöille korreloi positiivisesti perehdyttämisen onnistumisen kanssa. Tuki voi olla esimerkiksi sitä, että uusilla työntekijöillä on mahdollisuus keskustella kohtaamistaan haasteista seniorimpien työntekijöiden kanssa ilman häpeää tai pelkoa. Myös mahdollisuus puhua henkilökohtaisista ongelmista työpaikalla on tärkeää. Kyse on käytännössä psykologisesta turvallisuudesta, ja tämän tekijän merkitys perehdyttämisen onnistumiseen on kaikista vaikuttavista tekijöistä suurin.
Perehdyttämisen onnistuminen korreloi positiivisesti työtyytyväisyyden kanssa. Lisäksi perehdyttämisen onnistuminen korreloi positiivisesti organisaatioon sopeutumisen kanssa (nk. organizational fit). Vastaavasti työtyytyväisyys korreloi negatiivisesti työntekijän lähtöaikeiden kanssa, mikä on loogista: mitä paremmin työssä viihtyy, sitä vähemmän työpaikkaa haluaa vaihtaa. Ja lopuksi, onnistunut perehdytys vaikuttaa työtyytyväisyyden kautta lähtöaikeita vähentävästi.
Lue myös
Työntekijälähtöinen perehdytys - motivoivampaa ja tuottavampaa tekemistä
Digiperehdytykset - kiinnostavampi ja joustavampi tapa perehdyttää
Digiperehdytys: ohjeita sähköisen perehdytyksen toteuttamiseen
Uuden työntekijän ennakkoperehdytys - sujuvampi alku työsuhteeseen
Lähteet
Ketola, H. U. (2010). Tulokkaasta tuottavaksi asiantuntijaksi. Perehdyttäminen kehittämisen välineenä eräissä suomalaisissa tietoalan yrityksissä.
Viitattu 24.5.2020.
Tossavainen, J. (2006). Työhön perehdytys asiantuntijaorganisaatiossa.
Viitattu 24.5.2020.
https://ttk.fi/files/6714/Perttula_Tyoturvallisuuspaiva_2019.pdf.
Viitattu 24.5.2020.
https://ttk.fi/koulutus_ja_kehittaminen/julkaisut/digijulkaisut/perehdyttaminen_ja_tyonopastus_-_ennakoivaa_tyosuojelua.
Viitattu 24.5.2020.
Sharma, G. G. & Stol, K-J. (2019). Exploring onboarding success, organisational fit, and turnover intention on software professionals.
Viitattu 24.5.2020.
Friedrich, H. (2019). Moving onboarding from static to strategic.
Viitattu 24.5.2020.