Miten pk-yritys hyötyy verkkokouluttamisesta?

Pienten ja keskisuurten yritysten liiketoimintatavoitteet ovat usein tyypillisesti esimerkiksi kasvu, laajentuminen, asiakastyytyväisyyden parantaminen tai henkilöstön vaihtuvuuden vähentäminen. Käytössä olevien resurssien näkökulmasta näiden tavoitteiden saavuttaminen voi olla kunnianhimoinen tavoite, eikä tavoitteita saavuteta ilman jonkinlaista muutosta. Tällaisessa muutoksessa voi olla kyse toimintatapojen uudelleenmuotoilusta, prosessien kehittämisestä, rekrytointiosaamisesta, myyntifunktion skaalaamisesta tai vaikkapa perehdytysprosessin parantamisesta. Lähes kaikelle muutokselle on yhteistä se, että siihen liittyvät oppiminen ja ihmiset. Liiketoimintatavoitteiden saavuttaminen on strateginen kysymys ja samalla tavalla strategisena kysymyksenä näyttäytyy myös oppiminen ja osaamisen kehittäminen.

Verkkokouluttaminen tarjoaa pk-yrityksille keinon suunnitella tämä oppiminen järjestelmälliseksi, mitattavaksi ja liiketoiminnan tavoitteita palvelevaksi kokonaisuudeksi. Verkkokoulutus ei ole yrityksen muusta toiminnasta irrallinen koulutusmuoto, vaan mitä suurimassa määrin strategisen oppimisen ja osaamisen johtamisen väline.

Tavallisimmat haasteet henkilöstön (perinteisessä) kouluttamisessa

Varmaan eräitä yleisimpiä haasteita, joita pk-yritykset joutuvat henkilöstön koulutuksia miettiessään kohtaamaan ovat

• rajalliset resurssit: Pk-yrityksissä työntekijöiden aikataulut ovat usein tiukkoja, eikä ylimääräistä kapasiteettia ole. Henkilöstöä ei voida irrottaa päiviksi koulutuksiin ilman, että se vaikuttaa suoraan tuotantoon, palveluun tai asiakastyöhön. Myös koulutusbudjetit voivat rajallisia, mikä rajoittaa mahdollisuuksia hyödyntää ulkopuolisia kouluttajia, tehdä tilavarauksia ja korvata matkakustannuksia.
  
  
• rakenteiden puute: Monilla pk-yrityksillä ei ole omaa HR- tai koulutusorganisaatiota. Tällöin osaamisen kehittäminen jää yksittäisten esihenkilöiden tai omistajan vastuulle. Vielä harvemmin osaamisen kehittämiseen liittyy systemaattinen tekeminen, kuten tarvekartoitukseen perustuvat koulutusinvestoinnit, oppimispolut tai oppimisen vaikuttavuuden seuranta.
  
  
• koulutusten irrallisuus: Perinteiset koulutukset järjestetään usein kertaluonteisesti, ilman konkreettista kytkentää varsinaiseen työhön tai arkeen. Tämä vaikeuttaa oppimisen jalkauttamista käytäntöön. Ilman mahdollisuutta harjoitella opittua arjessa koulutuksen vaikutus jää helposti pieneksi.
  
  
• koulutusten skaalauksen haasteet: Sama koulutus joudutaan usein järjestämään useita kertoja eri ryhmille, jos koulutettavat eivät voi olla poissa työstä samaan aikaan. Tämä nostaa kustannuksia ja kuormittaa organisaatiota.

Verkkokouluttamisen avulla näitä haasteita voidaan hyvin tehokkaasti taklata:

1. Ajasta ja paikasta riippumaton koulutus: Verkkokoulutus mahdollistaa oppimisen työn lomassa silloin kun siihen on paras hetki. Oppiminen voidaan jakaa pieniin osiin, jolloin oppimishetket eivät keskeytä työpäivää, vaan tukevat sitä.
   
   
2. Skaalautuvuus ilman lisäkustannuksia: Sama koulutussisältö voidaan jakaa yhdellä kertaa koko organisaatiolle. Ei tarvitse järjestää erillisiä tilaisuuksia, eikä kouluttajia tarvitse sitoa useisiin tapahtumiin.
   
   
3. Mahdollisuus rakentaa oppimispolkuja ilman koulutusorganisaatiota tai HR:ää: Nykyiset alustat tukevat koulutuksen rakentamista valmiista sisällöistä, mallipohjista ja rakenteista. Pienikin yritys voi rakentaa strategisia koulutuskokonaisuuksia ilman omaa koulutusyksikköä.
   
   
4. Oppimisen vieminen arkeen helposti: Verkkokoulutus voidaan suunnitella siten, että jokainen osa ohjaa työntekijää arvioimaan: miten tämä muuttaa työtäni, ja miten vien sen käytäntöön, miten olen onnistunut hyödyntämään oppimaani työssäni tänään tai tällä viikolla? Koulutus ei ole enää erillinen tapahtuma, vaan yksi osa muutos- ja oppimisprosessia.
   
   
5. Seuranta ja mittaaminen: Verkkokoulutusalustat tarjoavat analytiikkaa: kuka on käynyt koulutuksen, missä ajassa, millaisilla tuloksilla? Miten aktiivisia oppijat alustalla ovat? Näin myös pienessä organisaatiossa voidaan mitata konkreettisten tavoitteiden täyttymistä ja myös hyödyntää analytiikkaa osana muita organisaation mittareita merkittävämpien tulkintojen tekemiseen. 

Perinteisen koulutuksen suurimmat kustannukset

Kustannussäästöt ovat usein suurimpia syitä siirtyä osittain tai kokonaan verkkokouluttamiseen. Näitä kustannussäästöjä voidaan hahmottaa esimerkiksi alla kuvatulla tavalla.

Yleiset haasteet ja ratkaisut

Säästöt voivat siis olla merkittäviä. Kuitenkaan säästöt eivät ole ainoa hyöty, jonka pk-yritys voi verkkokouluttamisesta saada. Tarkastellaan seuraavaksi muita haasteita ja niiden ratkaisuja.

1. Haaste: Osaamistarpeita ei tunnisteta eikä koulutustoimenpiteitä osata kohdistaa oikein

Pk-yrityksissä liiketoimintatavoitteet (esim. kasvu, laajentuminen tai laatuparannukset) edellyttävät käytännön muutosta henkilöstön toiminnassa. Usein ongelmana on, ettei ole selvää:

• mitä osaamista henkilöstöllä jo on,
• mitä osaamista tulevaisuudessa tarvitaan,
• miten osaamistavoitteet johdetaan selkeiksi, seurattaviksi koulutustavoitteiksi.

Ilman jäsentynyttä osaamistarveanalyysiä koulutus jää helposti irralliseksi eikä tuota mitattavaa hyötyä liiketoiminnalle.

Ratkaisu: Verkkokoulutuksen ja -oppimisympäristön avulla oppimista voidaan johtaa tavoitteellisesti ja kohdennetusti:

• nykytila kartoitetaan järjestelmällisesti,
• oppimistavoitteet johdetaan suoraan liiketoimintatavoitteista,
• sisältö rakennetaan selkeiksi oppimispoluiksi eri kohderyhmille.

Tällä tavoin koulutukset ja osaamisen kehittämisen toimenpiteet voidaan kohdentaa oikeille ihmisille oikeaan aikaan ja linkittää oppiminen suoraan liiketoiminnan tavoitteisiin.

2. Haaste: Koulutus ei tapahdu oikea-aikaisesti eikä tue jatkuvaa kehitystä

Perinteisessä koulutuksessa aikataulut määrittyvät usein kouluttajan, tilojen tai kalenterien ehdoilla sen sijaan, että asioita tehtäisiin liiketoiminnan tarpeiden perusteella. Tämän seurauksena:

• koulutus saattaa tulla liian myöhään tai liian varhain suhteessa muutostarpeeseen,
• projektien, sesonkien tai uuden strategian perusteella ei ehditä reagoida,
• osaamisen kehittäminen jää kertaluonteiseksi eikä muodosta jatkumoa.

Ilman oikea-aikaisuutta koulutuksen vaikuttavuus heikkenee, ja ilman jatkuvuutta osaaminen ei pääse kumuloitumaan.

Ratkaisu: Verkkokoulutus ja oikeanlainen järjestelmä mahdollistavat joustavan ja liiketoimintalähtöisen rytmityksen, jossa:

• koulutus voidaan ajoittaa tarkasti projektin alkuun, sesongin valmisteluun tai muutoksen tueksi,
• opiskelu voidaan hajauttaa pieniin, työn lomassa suoritettaviin osiin,
• koulutus rakentuu syklisesti: kartoitus → koulutus → soveltaminen → arviointi → päivitys.

Näin jatkuva osaamisen kehittäminen organisaation ketteryyttä ja strategista tavoitteellisuutta tukevasti muuttuu mahdolliseksi.

3. Haaste: Koulutus ei kohdistu oikeille ihmisille oikealla tavalla

Pk-yrityksissä koulutus toteutetaan usein samansisältöisenä kaikille, riippumatta työntekijän roolista, kokemuksesta tai osaamistasosta. Tämä voi johtaa siihen, että:

• osa kokee koulutuksen liian vaikeaksi, osa liian helpoksi,
• resurssit hukataan kouluttamalla myös ne, joilla osaaminen jo on,
• koulutuksen vaikuttavuus jää vähäiseksi, koska sisältö ei kohtaa arjen tarpeita.

Samaa kaikille -lähestymistapa ei huomioi työntekijöiden eritahtista kehitystä eikä tue yksilöllistä kasvua.

Ratkaisu: Verkkokoulutusten ja sitä tukevan ohjelmiston avulla osaajille voidaan tarjota kohdennettua oppimista: Verkkokoulutus mahdollistaa esimerkiksi rooli- ja tasokohtaiset oppimispolut, jotka perustuvat osaamisen tasoihin (esim. noviisi – kehittyjä – asiantuntija – mentori). Näin voidaan:

• kohdentaa sisältö juuri niille, jotka sitä tarvitsevat,
• käyttää resursseja tehokkaammin: ei liikaa eikä liian vähän,
• tukea yksilöllistä kehitystä ilman koulutuksen pirstaloitumista.

Näin koulutukset tuntuvat mielekkäämmiltä, niiden vaikuttavuus paranee ja oppimiseen sitoudutaan aidosti. 

4. Haaste: Oppiminen ei siirry käytäntöön eikä hiljainen tieto pääse hyötykäyttöön

Varmasti yksi suurimmista koulutukseen liittyvistä haasteista on se, ettei opittu siirry arjen toimintaan. Pk-yrityksissä tämä näkyy erityisesti silloin, kun koulutus ei linkity konkreettisesti työn tekemiseen tai kun työntekijöillä ei ole aikaa reflektoida oppimaansa. Lisäksi suuri osa osaamisesta jää dokumentoimatta ja riippuvaiseksi yksittäisistä henkilöistä:

• arjen kehitysehdotuksia ei kerätä systemaattisesti,
• työprosessien hiljainen tieto ei siirry muille,
• oppimisen vaikutusta on vaikea havaita tai todentaa.

Ratkaisu: Verkkokoulutus ja sopiva järjestelmä mahdollistavat oppimisen integroimisen työn arkeen. Samalla reflektointi omassa arjessa muuttuu mahdolliseksi. Verkkokouluttamisen avulla voidaan: 

• ohjata työntekijöitä arvioimaan, miten he soveltavat oppimaansa käytännössä,
• kerätä hiljaista tietoa systemaattisesti osana oppimistehtäviä (esim. prosessikuvaukset, esimerkkitapaukset, kehitysehdotukset),
• palauttaa kerätty tieto takaisin organisaation käyttöön, esimerkiksi koulutusten suunnitteluun, prosessien kehittämiseen ja johtamisen tueksi.

Näin oppiminen muuttuu organisaation yhteiseksi omaisuudeksi ja kehitysresurssiksi.

5. Haaste: Oppimista ei kytketä projekteihin

Pk-yrityksissä kehittämistyö tapahtuu usein projektien kautta, oli kyse sitten asiakkuuden haltuunotosta, prosessiuudistuksesta tai tuotekehityksestä. Silti koulutukset jäävät usein projektien ulkopuolelle tai ne toteutetaan irrallaan projektien aikatauluista ja tavoitteista. Tämä voi johtaa siihen, että:

• projektitiimit oppivat, mutta osaaminen ei tallennu eikä leviä,
• samat virheet toistuvat eri projekteissa,
• koulutus ei hyödytä käynnissä olevaa työtä vaan kuormittaa sen rinnalla.

Ratkaisu: Projekteja voidaan verkkokoulutuksen avulla tukea oppimisen kautta. Verkkokoulutus voidaan suunnitella tukemaan suoraan projektityötä ja sen vaiheita. Tällöin

• koulutukset ajoitetaan ja sisällöt sidotaan suoraan projektin vaiheisiin (esim. aloitus, toteutus, päätös),
• oppimistavoitteet kohdistetaan projektin onnistumistekijöihin (esim. asiakastyön laatu, prosessinhallinta, raportointi),
• projektin loppuraporteissa seurataan oppimisen ja tulosten yhteyttä, jolloin koulutuksen vaikuttavuus näkyy konkreettisesti.

Projektit muuttuvat systemaattisen oppimisen tilaisuuksiksi ja oppiminen tukee konkreettisesti liiketoiminnan kehittämistä.

6. Haaste: Koulutus vie aikaa, maksaa paljon eikä skaalaudu

Pk-yrityksille perinteinen koulutus aiheuttaa usein haasteita kustannusten ja resurssien hallinnan näkökulmasta. Tyypillisiä ongelmia ovat:

• korkeat kulut (matkustus, tilat, majoitus, tarjoilut, kouluttajien palkkiot),
• tuottavan työajan menetys, kun henkilöstö irrotetaan koulutukseen,
• rajallinen osallistujamäärä ja tarve toistaa sama koulutus useaan kertaan,
• materiaalien kertakäyttöisyys, mikä nostaa kertasatsauksen hintaa entisestään.

Tämä tekee osaamisen kehittämisestä taloudellisesti ja operatiivisesti raskasta etenkin, jos koulutustarve koskee koko organisaatiota.

Ratkaisu: Verkkokoulutus tekee koulutuksista skaalautuvaa, toistettavaa ja kustannustehokasta. Kuten yllä käytiin läpi, verkkokoulutuksiin siirtyminen auttaa minimoimaan useimmat perinteisiin koulutuksiin liittyvät kustannukset. Samalla koulutussisällöistä tulee pitkäkestoisia ja toistettavia, sama koulutus voidaan tarjota suurelle osallistujajoukolle samanaikaisesti, ja koulutus voidaan hajauttaa työn ohessa läpikäytäväksi, mikä säästää työaikaa. Lopputuloksena koulutuskustannukset laskevat merkittävästi ja koulutusten tavoitteellisuus, tavoittavuus ja vaikuttavuus kasvavat. Koulutukset muuttuvat strategisesti kannattaviksi investoinneiksi.

7. Haaste: Koulutusten vaikuttavuutta on vaikea osoittaa

Kaikenkokoisissa yrityksissä koulutusten tulokset on vaikea todentaa luotettavasti. Usein jää epäselväksi, mikä koulutuksen ansiosta työn arjessa muuttui, miten hyvin oppimistavoitteet toteutuivat ja oliko koulutuksella vaikutusta liiketoiminnan kannalta merkityksellisiin asioihin.

Ilman järjestelmällistä mittaamista koulutusten vaikuttavuutta ei voida arvioida eikä investointeja perustella tulosten avulla, mikä puolestaan haittaa koulutusinvestoinneista päättämistä ja jatkuvaan kehittämiseen sitoutumista.

Ratkaisu: Verkkokouluttamisen ja -järjestelmän avulla oppiminen ja sen vaikuttavuus tehdään näkyväksi. Vaikuttavuutta voidaan todentaa esimerkiksi seuraamalla tuotantovirheiden vähentymistä, perehdytyksen nopeutumista, asiakaspalautteiden parantumista, työntekijöiden kokemusten ja näkemysten muuttumista, myynnin kasvua, henkilöstön pysyvyyttä tai turvallisuuden lisääntymistä. Olennaista tässä on tavoitteellinen ja laaja-alainen mittaaminen, jotta luvuilla on merkitystä.

8. Haaste: Koulutukset eivät kehity organisaation mukana ja sitouta oppijoita

Koulutukset toteutetaan usein edelleen kertaluontoisesti ja toteutetaan ylhäältä alas -periaatteella ilman oppijoiden osallistamista. Osallistaminen koulutussuunnitteluun, jatkuva palautteen kerääminen ja sen mukaan toimiminen sekä yksilöllisen ja tiimikohtaisen reflektointimahdollisuuden tarjoaminen muuttavat koulutukset ajan mukana muokkautuviksi ja liiketoiminnan ja henkilöstön kulloisiakin tarpeita palveleviksi. Koulutusten tavoitteet voidaan verkkokoulutuksissa suhteuttaa organisaation osaamisen johtamisen tavoitteisiin ja mittaamalla saatuun tietoon. Tällöin koulutukset muuttuvat aidosti oppija- ja strategialähtöisiksi. 

Lopuksi

Yritysten kilpailukyky rakentuu yhä useammin osaamisen varaan. Siitä, miten nopeasti, kattavasti ja vaikuttavasti organisaatio pystyy oppimaan, riippuu paljon. Verkkokoulutusten hyödyntäminen on paitsi kustannustehokas ratkaisu oppimisen mahdollistamiseen, myös strateginen linjaus pysyä mukana kehityksessä ja tulla jopa edelläkävijäksi. Oikeanlainen verkkokoulutusohjelmisto toimii strategisten tavoitteiden saavuttamisen apuna, siis strategisena työkaluna. Ei verkkokoulutus tai yksittäinen ohjelmisto kaikkea ratkaise, mutta se on erittäin hyvä apuväline yrityksen potentiaalin täyteen hyödyntämiseen.