Tässä tekstissä käymme läpi, millaisia asioita kurssiosallistujille kannattaa viestiä ennen kurssia, sen aikana ja sen jälkeen. Huolellisesti suunniteltu ja tarkoituksenmukainen kurssiviestintä hyödyttää kurssiosallistujia ja lisää heidän luottamustaan kurssin järjestävään tahoon. Lisäksi hyvä viestintä vähentää kurssiin liittyvää työmäärääsi kouluttajana, kun osallistujat saavat vastauksia heitä mietityttäviin kysymyksiin ilman erillistä yhteydenottoa.
Kaikki tässä tekstissä mainitut viestit eivät ole jokaiselle kurssille välttämättömiä, eli näitä ohjeita ei aina ole tarpeen noudattaa tarkasti. Kokonaisuus voi kuitenkin antaa hyviä vinkkejä siihen, millaista tietoa osallistujat voivat kaivata ja millainen viestintä voi tukea osallistujien onnistunutta kurssikokemusta ja vähentää osallistujilta tulevia kyselyitä.
Viestien lähettäminen oppimisalustalla
Miten viestejä voi lähettää?
Ylläpitäjät voivat lähettää hallinnoimilleen käyttäjille sähköpostiviestejä Vuolearning-alustan kautta.
Viestien lähettäminen tapahtuu Käyttäjät-valikosta.
Valitsemalla halutut käyttäjät niiden nimien kohdalta ja painamalla Lähetä viesti-painiketta pääset lähettämään viestin haluamillesi käyttäjille. Mikäli yhtäkään käyttäjää ei ole valittuna, olettaa alusta vastaanottajiksi kaikki kyseisellä hetkellä listassa näkyvät käyttäjät. Voit siis esimerkiksi kurssin tai ryhmän valitsemalla rajata käyttäjälistaa ja lähettää viestin tietylle kurssille tai ryhmälle.
Viestinäkymässä pääset muokkaamaan viestin sisällön haluamaksesi. Näet myös listan käyttäjistä, joille viesti on lähdössä.
Lähetä viesti -painiketta painamalla järjestelmä lähettää sähköpostin valittuna olleelle listalle käyttäjiä.
Lisäksi Vuolearning-alusta lähettää käyttäjille automaattisia ilmoituksia erilaisista tapahtumista ja aktiviteeteista.
Automaattisia ilmoituksia lähetetään käyttäjille, kun...
- kurssin tavoiteaikataulun loppu lähestyy (ilmoituksia lähetetään 1 kuukausi ennen, 2 viikkoa ennen, viikko ennen ja silloin, kun tavoiteaikataulu täyttyy)
- käyttäjä saa suorituksen oppimispolusta
- käyttäjälle lisätään manuaalisesti suoritus kurssista
- joku vastaa käyttäjän keskusteluviestiin
- käyttäjän tehtävä arvioidaan
- käyttäjän jättämä kurssille pääsypyyntö hyväksytään tai hylätään
- käyttäjän käymään kurssiin lisätään uutta sisältöä.
Näistä asioista ei siis välttämättä tarvitse viestiä käyttäjille erikseen manuaalisesti, vaan ilmoitukset lähtevät käyttäjille automaattisesti.
Milloin viestejä kannattaa lähettää?
Ennen kurssin aloitusta
Ennen kurssin aloitusta on hyödyllistä lähettää osallistujille tiivis esittelyviesti, joka sisältää samoja asioita, kuin kurssin johdantokin.
Viestissä on hyvä tiedottaa kurssiin liittyvistä käytännön asioista, kuten...
- Milloin kurssin käyminen tulee viimeistään aloittaa?
- Milloin kurssi tulee olla suoritettuna?
- Tuleeko kurssi suorittaa kerralla vai voiko suoritusta jakaa useampaan kertaan?
- Kuinka kauan kurssin suorittamiseen kannattaa varata aikaa?
- Millaista osallistumista ja vuorovaikutusta kurssilaisilta odotetaan?
- Mihin voi olla yhteydessä, mikäli kurssin suorittamiseen tai alustan käyttöön liittyen herää kysymyksiä?
Lisäksi viestissä kannattaa tarjota selkeät ohjeet siihen, kuinka kurssialustalle siirrytään ja kirjaudutaan. Viestiin voi myös sisällyttää linkin Vuolearning käyttöoppaaseen, johon tutustumalla osallistuja saa nopeasti käsityksen siitä, miten alusta toimii.
Mitä selkeämmin asioista viestitään jo aloitusviestissä, sitä vähemmän osallistujilta todennäköisesti tulee kysymyksiä kurssiin liittyen. Jos huomaat, että jokin asia kurssin käytännön järjestelyihin liittyen herättää paljon kysymyksiä kurssin aikana, kannattaa siitä jatkossa viestiä jo aloitusviestissä.
Selkeä viestintä myös parantaa osallistujan kurssikokemusta: se lisää luottamusta ja luo tunteen siitä, että järjestäjällä on homma hanskassa.
Kurssin aikana
Kurssin käynnistymisen jälkeen on joitakin asioita, joiden tiimoilta voi olla hyvä ottaa yhteyttä kurssilaisiin.
Esimerkiksi lähestyvät palautuspäivämäärät tai tavoiteaikataulut voivat olla sellaisia, joista kurssilaisia voi olla hyvä muistuttaa.
Näet kurssin analytiikasta helposti sellaiset käyttäjät, joilla kurssi on vielä aloittamatta tai kesken, ja voit kohdentaa tällaiset muistutukset sitä kautta oikealle kohderyhmälle.
Hyvistä suorituksista ja etenemisestä saadut viestit ilahduttavat osallistujia takuuvarmasti. Voit poimia kurssin analytiikasta hyvin edistyneet tai hienoja tehtävävastauksia palauttaneet kurssilaiset ja lähettää heille viestitse palautetta hyvästä suorituksesta.
Kurssin päätyttyä
Kun kurssi on päättynyt, voit vetää kurssikokonaisuuden pakettiin lopetusviestillä.
Lopetusviestissä voit esimerkiksi tehdä yhteenvetoa kurssisuorituksista tai palautteista ja kiittää kurssilaisia osallistumisesta sekä palautteenannosta. Lopetusviesti on myös hyvä tilaisuus kannustaa kurssilaisia täyttämään kurssipalaute, mikäli moni on jättänyt sen täyttämättä.
Mikäli sinulla tai organisaatiollasi on tarjolla muita kursseja, jotka toimivat luontevana jatkona käydylle kurssille, voit käyttää lopetusviestiä myös hyvänä mainospaikkana näille muille kursseille.
Lue myös
Koulutuksen suunnitteleminen - mitä hyvä koulutussuunnitelma sisältää?