Ennakkoperehdytyksellä sujuvammin alkuun uuden työn kanssa
Uuden työn aloittaminen on jännittävä tilanne ja vaatii paljon oppimista sekä työn sisällöstä että ihan käytännön asioista. Ennakkoperehdytyksen avulla voidaan keventää alun informaatiotulvaa ja toisaalta helpottaa ensimmäisten läsnäolopäivien sujumista. Myös esimiehen työ kevenee kun ihan perusasioita ei tarvitse käydä läpi vaan yhteinen aika voidaan käyttää tehokkaammin.
Ennakkoperehdytyksessä käydään usein läpi perusasioita työnantajasta sekä työsuhteesta, ja jaetaan lisäksi käytännön ohjeita työpaikalla toimimiseen. Kun käytännön asiat työpaikkalounaista ja pukeutumisesta lähtien ovat etukäteen selvillä se auttaa keventämään työsuhteen alkuun liittyvää epävarmuutta ja stressiä.
Ennakkoperehdytys voidaan toteuttaa digitaalisessa muodossa tai esimerkiksi ohjevihon avulla. Verkkokoulutuksena toteutettu ennakkoperehdytys mahdollistaa myös seurannan perehdytyksen suorittamiselle ja auttaa pitämään materiaalit älypuhelimessa käden ulottuvilla. Asiakkaamme Kaarinan kaupunki on käyttänyt oppimisympäristöä ennakkoperehdytyksiin sellaisissa tilanteissa, kun tuleva työntekijä on toivonut pääsevänsä tutustumaan perehdytysmateriaaleihin etukäteen ennen työsuhteensa aloitusta.
Mitä ennakkoperehdytyksessä on hyvä käydä läpi?
Ennakkoperehdytyksen avulla voidaan sujuvoittaa ensimmäisiä työpäiviä ja keventää uuden työn alkuun liittyvää informaatiotulvaa. Samalla ennakkoperehdytys keventää esimiehen työtä, kun yhteinen aika voidaan käyttää keskustelemiseen ja yhdessä tekemiseen eikä perusasioiden luettelemiseen.
Tietoa työnantajasta
- mistä liiketoimintamme koostuu ja miksi teemme tätä työtä
- millaisia asiakkaita palvelemme ja mitä he meissä arvostavat
- miten oma työpanos vaikuttaa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen
Käytännön ohjeita työskentelyyn
- työpaikalle saapuminen ja tiloissa kulkeminen
- ruokailuun ja taukoihin liittyvät ohjeet ja tilat
- pelisäännöt pukeutumiseen ja puhelimen käyttöön
- työsuhteeseen ja palkanmaksuun liittyvät ohjeet
- ohjeet turvalliseen ja tehokkaaseen työskentelyyn
Ohjeita yhdessä toimimiseen
- yhteiset arvot ja toimintaperiaatteet
- millaisia asioita meillä arvostetaan ja mitataan
- millaista käyttäytymistä työntekijöiltä odotetaan
Nuorille työntekijöille voi olla hyvä jakaa enemmän ohjeita myös ihan työelämän pelisääntöihin liittyen. Näin voidaan välttää turhia väärinymmärryksiä ja niistä aiheutuvaa harmia.
Perehdytysopas.fi-sivustolta voi ladata ilmaisen perehdytyspohjan.
Ohjeita ennakkoperehdytyksen toteuttamiseen
Moni uusi työntekijä saa tunnukset digitaaliseen perehdytysympäristöön jo työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä ja pääsee omalla älypuhelimellaan tai tietokoneellaan perehdytysmateriaaleihin.
Kun ennakkoperehdytys on toteutettu digitaalisessa muodossa siitä kertyy myös ajantasainen raportointi ja esimiehet voivat seurata perehdysten suorittamista. Samalla dokumentoituu myös tieto siitä mitä työntekijälle on koulutettu ja tieto siitä että ohjeet on ymmärretty.
Digitaalinen perehdytys on jatkossakin työntekijän saatavilla, jolloin siihen on helppo palata vaikkapa tarkistamaan ohjeet sairastumisen varalta tai palkkahallinnon yhteystietoja palkkoihin littyvien kysymysten osalta.
Perehdytykseen voi lisätä esimerkiksi
- videotervehdys johtoryhmältä tai esimieheltä
- muistilistoja työsyhteen alussa hoidettavista asioista
- videoita asiakastarinoista tai työvaiheista
- testejä toimintaohjeiden soveltamisesta työhön liittyvissä tilanteissa
- yhteistä sanastoa ja pieniä tehtäviä sanastosta
- tehtäviä jotka sisältävät tiedonhakua työn kannalta tärkeistä käsitteistä
- ohjeita siitä keneltä kysyä apua eri tilanteissa
Myös toimipiste- tai työtehtäväkohtaisia perehdytyksiä hyödynnetään paljon. Kun ohjeet ovat helposti saatavilla ja tieto käytännön asioista löytyy helposti onnistuu työskentely sujuvammin vaikka työntekijä siirtyisi uuteen kohteeseen lyhyelläkin varoitusajalla.
On hyvä ottaa huomioon että perehdytys katsotaan osaksi työaikaa. Uutta työkaveria kannattaakin opastaa siinä kuinka paljon aikaa ennakkoperehdytyksen läpikäyntiin on syytä varata.
Lue myös
Työntekijälähtöinen perehdytys - motivoivampaa ja tuottavampaa tekemistä
Digiperehdytykset - kiinnostavampi ja joustavampi tapa perehdyttää
Digiperehdytys: ohjeita sähköisen perehdytyksen toteuttamiseen
Digioppimisen liiketoimintahyödyt - mitä koulutuksia kannattaa viedä verkkoon ja miksi?