Työntekijän perehdytys luo perustan sujuvalle työskentelylle ja työssä viihtymiselle. Hyvin suunniteltu perehdytys nopeuttaa uuden työntekijän sopeutumista uuteen työympäristöön sekä parantaa työn laatua ja tehokkuutta.
Digitaalinen oppimisalusta tukee perehdyttämistä tarjoamalla joustavan oppimistavan ja kaiken perehdytysmateriaalin samassa paikassa, työntekijälle selkeänä polkuna.
Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme perehdytyksen merkitystä sekä miten digitaalinen oppimisalusta voi parantaa perehdytyskokemusta. Annamme myös käytännön vinkkejä siihen, kuinka perehdytyksen voi suunnitella ja toteuttaa Vuolearning-oppimisalustalla.
Hyvin suunniteltu perehdytys on sekä työntekijän että työnantajan etu.
Hyvä perehdytys auttaa työntekijää ymmärtämään työtehtävät, työympäristön ja odotukset nopeammin, lisää työssä onnistumisen mahdollisuuksia, turvallisuutta ja työhyvinvointia sekä auttaa työntekijää ymmärtämään työyhteisön toimintatavat, arvot ja kulttuurin. Hyvän perehdytyksen ansiosta työntekijä tuntee itsensä tervetulleeksi ja osaavaksi ja hänen motivaationsa sekä työtyytyväisyytensä kasvavat.
Työnantajan näkökulmasta katsottuna hyvin perehdytetty työntekijä pystyy nopeammin työskentelemään itsenäisesti ja tuottavasti. Hyvä perehdytys vähentää virheitä ja riskejä. Hyvän perehdytyksen saaneet työntekijät ovat yleensä tyytyväisempiä ja sitoutuneempia työpaikkaansa, joten työntekijöiden pysyvyys paranee. Hyvä perehdytyskäytäntö voi auttaa myös työnantajamielikuvan parantamisessa ja uusien työntekijöiden houkuttelemisessa.
Digitaalinen oppimisalusta mahdollistaa oppimisen missä ja milloin tahansa. Kaikki perehdytysmateriaali on helposti saatavilla yhdessä paikassa ja materiaaliin pystyy myös helposti palaamaan jälkikäteen. Oppimisalustalla on mahdollista luoda monipuolisia perehdytyspolkuja, joissa perehdytysmateriaalin voi jakaa vaikka useammalle kuukaudelle. Työntekijällä on tällöin selkeä polku, jolla edetä ja hän tietää mitä häneltä odotetaan. Opiskelu voi tapahtua omaan tahtiin ja on motivoivaa seurata omaa edistymistään sekä nähdä, mitä kaikkea perehdytyksen aikana tulee oppimaan.
Digitaalisen oppimisalustan avulla pystytään tukemaan myös yksilöllisiä oppimistarpeita: oppimispolkuja pystytään räätälöimään vaikka rooli- tai yksilökohtaisesti. Oppimisalustalla voidaan ottaa huomioon työntekijän taso ja mieltymykset ja luoda monipuolista, mielenkiintoista oppimateriaalia.
Alusta tuo perehdytysprosessiin selkeyttä ja työnantajan on helppo jakaa perehdytysvastuuta esimerkiksi esihenkilöille. Alustan ansiosta perehdytys on tasalaatuinen kaikille työntekijöille riippumatta siitä, kuka vastaa perehdytyksestä. Esihenkilöt ja HR pystyvät seuraamaan perehdytystä ja arvioimaan perehdytyksen vaikutusta: missä vaiheessa perehdytystä mennään sekä miten sisällöistä on suoriuduttu.
Hyvän perehdytyksen suunnittelu alkaa perehdytyksen tavoitteiden määrittelyllä.
Yleisinä perehdytyksen tavoitteina voi olla esimerkiksi uusien työntekijöiden tutustuttaminen organisaatioon ja sen työkulttuuriin, omiin työtehtäviinsä ja tiimiinsä, tarvittaviin työkaluihin, muuhun henkilöstöön ja työympäristöön.
Rooli- tai tehtäväkohtaisten perehdytyksen tavoitteiden asettamisessa voidaan hyödyntää myös osaamispohjaista lähestymistapaa, eli määritellä ne osaamiset, jotka roolissa pitäisi osata tai osaamisprofiili, joka on tavoitteena.
Kun tarvittavat tiedot ja taidot on määritelty, voidaan alkaa kasata polkuun sisältöä sen perusteella, mistä materiaaleista tai koulutuksista työntekijä saa tarvittavan osaamisen.
Perehdytyksen sisällön miettimiseen kannattaa panostaa, sillä hyvin rakenteistettu ja monipuolinen, interaktiivinen materiaali motivoi oppimaan ja voi helpottaa alun informaatiotulvaa.
Perehdytykseen voi sisältyä yleisiä, kaikkien uusien työntekijöiden käymiä perehdytysmateriaaleja esimerkiksi organisaation käytänteistä. Sen lisäksi on tärkeää miettiä vaikka roolikohtaiset perehdytysmateriaalit.
Hyödynnä perehdytysten toteuttamisessa Vuolearningilla alustan oppimispolkuja ja erilaisia askeltyyppejä: kursseja, kalenteritapahtumia, suorituksia, saavutuksia, keskustelun muistiinpanoja ja tehtävälistoja. Näin voit rakentaa monipuolisen ja motivoivan perehdytyspolun.
Tässä on joitain esimerkkejä siitä, mitä askelia perehdytyspolkuun voi lisätä:
Perehdytykselle on hyvä asettaa aikataulut, jotka ohjaavat käyttäjää perehdytyksen suorittamisessa. Vuolearning-oppimisympäristössä voidaan määritellä tavoitteita eri perehdytyksen osille: jokaiselle oppimispolun askeleelle voidaan asettaa tavoiteaikataulu, mihin mennessä askel olisi saatava suoritetuksi. Tavoiteaikataulu voi olla joku tietty päivä tai aika käyttäjän lisäämisestä askeleeseen.
Perehdytystä voi myös aikataulutuksen ja tavoitteiden kannalta tarkastella osissa, kuten esimerkiksi pre-perehdytys, ensimmäinen päivä, ensimmäinen viikko, muutama kuukausi: mitä tavoitteita milläkin osalla on ja miten niihin päästään.
Perehdytyksen voi digitaalisen oppimisympäristön avulla toteuttaa täysin etänä tai hybridinä eli osittain etänä, osittain livenä (blended learning).
Seuraavassa esimerkissä käydään läpi mahdollisia tavoitteita ja materiaaleja perehdytyspolun eri osille. Esimerkin perehdytys on toteutettu hybridinä.
Katso tältä videolta ohjeet siihen, kuinka luot monipuolisen perehdytyspolun Vuolearningilla:
Jotta voit arvioida ja kehittää perehdytysprosessia, kerää palautetta perehdytyksestä ja seuraa perehdytyksen suoritusprosentteja.
Digitaalisen oppimisalustan avulla palautetta voi kerätä esimerkiksi erillisen palautekyselyn avulla. Keskustelun muistiinpanot -suoritustyypillä voi toteuttaa palautekeskustelun perehdytyksestä, jossa perehdyttäjä tai esihenkilö ja työntekijä keskustelevat valmiiden kysymysten avulla esimerkiksi siitä, miten hyvin perehdytys on toiminut ja miten prosessia voisi parantaa.
Perehdytysmateriaaliin voi myös lisätä osaamista mittaavia tehtäviä, jotta voidaan seurata, oppivatko käyttäjät ne asiat, joita materiaalissa pyritään opettamaan.
Perehdytyksen onnistumista voi arvioida myös esimerkiksi suoritusprosenttien avulla: kuinka moni suorittaa perehdytyksen loppuun. Jos suorituksia jää paljon kesken, voi pohtia, mistä tämä voi johtua: onko työntekijöillä tarpeeksi ohjeistusta alustan käyttöön, motivaatiota opiskeluun, aikaa opiskella, onko materiaali relevanttia. Kehitä perehdytysprosessia jatkuvasti saadun palautteen ja alustan tarjoaman analytiikan avulla.