Organisaatioiden toiminta nojaa yhteisiin pelisääntöihin ja ohjeistuksiin. Nämä auttavat toimimaan yhdessä sujuvasti ja tehokkaasti, sekä välttämään tarpeettomia ongelmia.
Tärkeitä ohjeistuksia ovat esimerkiksi:
- ohjeistukset sosiaalisen median käyttöön
- päihdeohjelma ja varhaisen puuttumisen periaatteet
- turvallisuuteen ja ergonomiaan liittyvät ohjeet
- työpaikan pelisäännöt ja eettiset ohjeistukset
- kuntien ja kaupunkien hallintosäännöt
Usein tahtotilana on että koko henkilöstö olisi perehtynyt näihin dokumentteihin, mutta oppimisen seuranta jää helposti tekemättä. Monisivuisten PDF-ohjeistusten läpikäynti koetaan kuitenkin helposti raskaana ja niistä jää helposti kiertoon päivittämättömiä versioita. Lisäksi oikeaa ohjeistusta ei välttämättä ole helppo löytää kun asia tulee arjessa vastaan. Digimuotoinen materiaali auttaa ratkaisemaan näitä ongelmia.
Digitaalisessa ohjeistuksessa on automaattinen seuranta ja raportointi
Digimuotoinen materiaali lisää ohjeistukselle seurannan. Tämän ansiosta ei tarvitse enää arvailla kuka on käynyt ohjeistukset läpi - tai onko niitä luettu ollenkaan. Digitaalisille ohjeistuksille kertyy automaattisesti analytiikka siitä miten niitä on käyty läpi ja kenellä ohjeistus on vielä lukematta.
Tämä auttaa varmistamaan että oheistukset käydään läpi, osoittamaan että asiat on ohjeistettu ja toisinaan myös selvittämään mistä mahdolliset ongelmat ohjeistuksen noudattamisessa johtuvat.
Digimuotoisesta materiaalista saa helpommin kiinnostavaa ja käyttäjäystävällistä
Monet ohjeistukset ovat monisivuisia pdf- tai word-dokumentteja intrassa tai yhteisellä y-asemalla. Niihin tutustuminen voi olla raskasta ja unohtua muiden arjen kiireiden lomassa. Digimuotoisesta materiaalista saa kuitenkin PDF-dokumenttia helpommin käyttäjäystävällistä ja kiinnostavaa.
- digimuotoisessa materiaalissa sisältö voi olla monipuolista ja visuaalista
- video-, kuva- ja äänimuotoinen sisältö tuo vaihtelevuutta ja auttaa havainnollistamaan asioita
- materiaaliin voidaan lisätä tehtäviä testaamaan ymmärtämistä
- keskusteluilla voidaan osallistaa ja kerätä näkemyksiä aiheesta
- digimateriaali sopii myös älypuhelimille, eli ohjeistus kulkee aina mukana
Tunteita herättävissä aiheista, kuten päihdeohjelmasta tai eettisistä ohjeistuksista on helpompi keskustella henkilöstön kanssa kun on selvää että kyseessä on kaikille yhteisesti suunnattu koulutus. Näin vältetään turhia konflikteja joita voi seurata siitä mikäli osallistujalle välittyy mielikuva siitä että juuri hänen toimintaansa kyseenalaistetaan.
Digimuotoinen ohjeistus on helppo pitää ajantasalla
Ohjeistukset päivittyvät ajan mittaan. Jos ohjeita talletetaan intraan PDF-muodossa on päivitettäessä muistettava tarkistaa, että intrassa on varmasti oikeat versiot ja toimivat linkit. Erityisesti vanhemmissa introissa linkit menevät helposti rikki, jos esimerkiksi vahingossa muutetaan asiakirjan nimeä. Usein päivityksen yhteydessä toimitetaankin koko päivitetty ohjenivaska sähköpostitse koko henkilöstölle ja liikkeelle jää eri versioita dokumenteista.
Digimuotoisessa materiaalissa vastaavaa versionhallinnan haastetta ei ole, sillä ohjeseen tehtävät päivitykset tulevat reaaliaikaisesti näkyviin ja linkki ohjeeseen säilyy aina samana. Linkitettävyyden ansiosta ohjeet on helppo löytää ja tarpeen mukaan linkata työkaverille.