Julkiset hankinnat - esimerkkinä oppimisympäristö
Julkisten hankintojen perusprosessi on itsessään hyvinkin samankaltainen eri toimialoilla, mutta palautteen perusteella pilvipalveluiden hankinta voi muodostua haastavaksi. Tarkastellaanpa tätä hieman lähemmin.
Milloin palvelu tulee kilpailuttaa?
Yleisesti ottaen hankintalain mukaan aina jos tilaaja on hankintayksikkö ja kynnysarvo ylittyy.
Hankintayksiköitä ovat lain mukaan mm. valtio, kunnat ja kuntayhtymät (koko lista yllä olevan linkin takana hankintalain 5 §). Kynnysarvo puolestaan tarkoittaa yksittäisen hankinnan suurinta mahdollista ennakoitua arvoa. Kynnysarvoissa on eri toimialojen välisiä eroja, jotka löytyvät täältä. Käsittelen tässä kirjoituksessa tarkemmin oppimisympäristöjä, joissa kynnysarvo on 400 000 euroa.
Mikäli hankinnan arvo jää alle kynnysarvon, noudatetaan pääsääntöisesti hankintayksikön omia ohjeita.
Erilaiset hankintavaihtoehdot
Laissa ei määritellä käytettävää kansallista hankintamenettelyä lainkaan, hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Kuvaus tulee esittää siten, että toimittajat pystyvät sen perusteella ennakoimaan käytetyn hankintamenettelyn luonnetta ja kulkua sekä tietävät oman roolinsa menettelyssä.
Kuvauksessa on kerrottava, miten hankintamenettely kokonaisuudessaan etenee. Kuvauksessa on hyvä mainita esimerkiksi, sisältääkö menettely tarjoajien määrän rajoittamista tai neuvottelukierroksia, missä vaiheessa tarjoajan odotetaan toimittavan dokumentteja tai tarjous hankintayksikölle ja minkälaisia vaatimuksia menettelyyn yleisesti liittyy.
Hankinnan vaiheet
Tyypillisesti hankinta lähtee liikkeelle ja valmisteluun havaitusta tarpeesta. Tarpeen ilmaisee tavanomaisesti se toimintayksikkö, joka on vailla kyseistä palvelua. Jos ajatellaan vaikkapa oppimisympäristöä, kyseessä voi olla esimerkiksi kunnan HR-osasto tai vaikkapa oppilaitos. Kun tarve on tunnistettu ja sille löytyy budjetti, prosessi voi edetä.
Jos tarve on saada ”uusi oppimisympäristö”, se voi periaatteessa tarkoittaa sangen laveasti kaikenlaisia sähköisiä alustoja, joissa opetusta voidaan tarjota. Tämä ei kuitenkaan varsinaisesti rajaa tavoitetta käytännössä lainkaan eivätkä potentiaaliset tuottajat tiedä mitä oikeastaan halutaan. Jos hankinta etenisi tällä tarkkuudella edelleen, lopputulos voisi olla todellinen yllätys, todennäköisesti niin tilaajalle kuin tuottajallekin.
On erityisen tärkeää määritellä kirjallisesti niin tarkkaan kuin mahdollista mitä hankinnalla tavoitellaan ja myös myöhemmässä vaiheessa kommunikoida mitä ei olla tavoittelemassa. Mikä muuttuu ja minkälaista lopputulosta ollaan hakemassa, mitä ominaisuuksia koetaan tärkeiksi, mitkä ovat vähimmäisvaatimukset ja niin edelleen.
Anna palveluntarjoajien auttaa prosessissa
Koska erittäin tarkan määritelmän tekeminen voi olla uuden asian äärellä todella vaikeaa, on ensisijaisen tärkeää käydä vuoropuhelua erilaisten palveluntarjoajien kanssa. Kannattaa myös huomioida, että markkinoilla on tavanomaisesti paljon erilaisia tuottajia, joten kannattaa tavoitella keskusteluihin mahdollisimman kattava joukko, myös pienempiä toimijoita.
Teknisessä vuoropuhelussa voidaan luottamuksellisesti keskustella kahdenvälisesti kunkin tarjoajan palvelun ominaisuuksista ja kuinka hyvin sitä voi tilaajan tarpeiden mukaan muokata. Muovautumiskyky sopimuskauden aikana on erityisen tärkeää, etenkin jos sopimuskausi on pidempi kuin kaksi vuotta tai hankittava palvelukokonaisuus monimutkainen.
Jos hankintadokumenttien laatija ja varsinainen loppukäyttäjä eivät ole samasta toimintayksiköstä (esimerkiksi oppilaitoksesta), on erityisen tärkeää, että nämä tahot käyvät tarkasti läpi niin palvelukuvauksen kuin laadulliset vaatimuksetkin.
Kannattaa myös huomioida, että ei ole välttämättä viisasta vaatia mukaan mitään ylimääräistä, koska se maksaa enemmän. Jos jokin toiminnallisuus ei ole välttämätön, kannattaa se rajata pois. Tässä kannattaa kuunnella myös palveluntarjoajia, heillä on kokemusta asiakkuuksiensa kautta. Niin ikään suuremmissa tai hankintayksikölle vieraissa hankinnoissa kannattaa ostaa ulkopuolista apua, se maksaa itsensä takaisin.
Laadulle kannattaa antaa painoarvoa 20-40% ja loput 60-80% hinnalle. Jos hankinta on puhtaasti hintakisa (hinta 100%), edessä on tyypillisesti haasteita sopimuskaudella. Kun erilaisia, tilaajan kannalta välttämättömiä, ominaisuuksia pisteytetään, saadaan myös eroja palveluntarjoajien välille. Parhaat pisteet saa tällöin se toimija, jonka konsepti vastaa tarkimmin tilaajan tarpeita. Laatuosioiden määrittely ei ole aina helppoa, näiden osalta on joskus paras hyödyntää asiantuntija-apua.
Hankintayksikön check list
Näillä eväillä kohti seuraavaa menestyksekästä hankintaa:
Määritä tarve tarkasti
- Loppukäyttäjät: mitä tarvitaan
- Palveluntarjoajat: mikä on mahdollista
- Mahdollinen pilotointi: mitä kysymyksiä herää ja mitä vastauksia voidaan saada ennen lopullista sitoutumista
- Synteesi edellä mainituista antaa eväät kirjoittaa täsmällinen palvelukuvaus ja mielekäs laatupisteytys
- Valitse soveltuva menettelytapa
- Ota mukaan keskusteluihin niin monta eri palveluntarjoajaa kuin mahdollista, isoja ja pieniä (avoin menettely)
- Anna laadulle painoarvoa hankinnassa vähintään 20%
- Selkeä kommunikointi palveluntarjoajien suuntaan kaikissa prosessin vaiheissa kasvattaatodennäköisyyttä saada monta hyvää tarjousta ja antaa tulevalle sopimuskaudelle hyvät alkuasetelmat
- Kohtele palveluntarjoajia kumppaneina. Saatat saada samalla hinnalla minimivaatimuksia parempaa palvelua ja varmistat, että seuraavallakin kilpailutuskierroksella tulee hyviä tarjouksia
Yhteystiedot
Tomi Väätäinen Linkedin 044 199 7171 tomi@saless.fi www.saless.fi
Lähteet: